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第四节图表的电脑管理
计算机技术的飞速发展使之渗透到人们工作的各个角落现代企业管理的许多环节往往也都需要计算机帮助完成近年来已有许多公司采用计算机作为从事管理甚至于决策的工具而现代企业在管理过程中经常要凭借图表来进行如何把计算机技术与图表管理手段结合在一起这是任何一个现代企业所面临的重大问题解决这一问题可使企业管理和决策工作更加科学和现代化
当然现在的计算机技术不能完全代替管理的整个过程很多步骤譬如资料的提供、审核、修订等；都还必须依靠人力来完成但至少计算机可帮助企业管理者提供更准确、详细、快捷的资料以供其分析和决策因此我们说计算机是管理技术朝向自动货迈进的唯一途径这也是我们研究管理图表与计算机作业的目的所在下面分几个方面阐述这一问题
一、计算机运用的技术性问题现今计算机在处理管理的过程中仅可执行资料的处理、分析及保存的功能（其它工作必须由人力来完成）执行这一功能的前提必须在机器内部建立一套资料而这一套资料必须由足够的磁盘来储存为了配合计算机作业首先必须使这套资料系统化包括必要的姓名、设备、客户等使之形成一个有机的系统这样可便于计算机作业的快捷和条理当然这仅仅是一个基础性的技术问题
二、计算机处理图表的过程
由于计算机本身仅仅是一部机器本身没有思想仅能依照人们的意图按照程序进行工作所以在运用计算机处理图表的过程中明确工作步骤可使工作事半功倍
1．确立格式及流程
计算机代替人力制表首先必须妥善安排图表的格式同时对于整套表格的流程也必须确定并且图表格式及流程均无矛盾存在
2．确立图表名称及编号
在执行图表的计算机工作中可将管理图表大致分为两类即记录图表与报告图表其中记录图表又可细分为①依批号记录表；②依日期记录表；③依产品类别记录表；④依客户记录表；⑤依其他方法记录表报告用表则可分为日报表、周报表、月报表或依单位及电算程式划分的报告表
3．确立图表名称及编号
在用计算机处理图表过程中为设计程序的方便每一个图表都应该有一个编号相对应目的是为了方便管理和程式设计简化工作步骤
4．确立储存档案
储存档案亦即确定管理资料在计算机内的储存场所及范围建立储存档案可由几方面来确定：①产品批号；②产品名称或代号；③产品规格或代号；④生产数量；⑤产品价值；⑥生产超出时间；⑦其他
以上资料均应指定名称（亦即建立文件名）以便进行生产管理的方便运用
5．确立输入程序
这项工作主要包括设计输入资料的格式储存位置的选定等
6．确立图表的处理程序
处理程序包括储存档案的更新以及日常电算处理每当有新的订单介入或有其他改变事项时主储存档必须增减更新工作平日则将有关日报表或其他资料一一输入处理
7．报表的输出
在以上过程完成以后便可输出报表这种报表包括每月或每周的各种定期报表原则上各报表可逐一处理印出需不需要将所有报表处理完成之后再印出以减少不必要的记忆浪费
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