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收款须知
□账单的分发
1.储运部管制组依业务人员Zone整理账单定期汇集编制账单清表一式三份将账单清表二份连同账单寄交业务人员签收
2.业务人员收到账单清表时一份自行留存另一份应迅速签还储运部管制组如发现有不属本身的账单应立即以挂号寄回
3.客户要求寄存账单时应填写“寄存账单证明单”一份详列笔数金额等交由客户签认收款时才交还予客户如因寄存账单未取得客户签认致不能收款时由业务人员负责赔偿
4.收到公司寄来的账单后于访问时如未能立即收款则应取得客户对账单的签认若未能取得客户的签认则应迅速于寄发日起3个月内向储运部申请取得邮局包裹追踪执据俾凭收款否则逾期不办致无法收取货款时由业务人员负责赔偿
□收款的处理程序
1.业务人员于每日收到货款时应于当日填写CollectionReport一式四份(一份自留三份寄交公司会计部出纳科)
2.市内者直接将现金或支票连同CollectionReport第一、二、三联亲交出纳并取得签认
3.外埠地区者应将现金部分填写后将送款单或邮政划拨储金通知单存入附近银行分行或邮局
次日上午将支票银行送款存根或邮政划拨单存根用回纹针别于CollectionReport第一、二、三联以挂号寄交会计部出纳科
业务人员应将挂号收执贴于自存的CollectionReport左下角备查
□CollectionReport的填写
第一栏：CustomerNo客户号码
第二栏：CustomerName客户名称
第三栏：InvoiceNo填发票附单号码若系自己先行开发票且尚未打出发票附单而已经收款者请填写发票号码若系收回退票款项时请填写“退票通知书”的编号
Date账单开立日期
Amount销货金额
第四栏：AmountCollected收款金额
Cash所收现金金额
Check票据
Amount所收票据金额
Mat•Date所收票据的兑现日期
(3)Sort所收票据出票人为客户本人者填“S”属客票者填“T”
BankName所收票据兑付机关名称地点
BankA/CNo支票上的银行账号
※注：如因附单号码及客户号码缺填或误填以至冲不到账无法找出应有的销货日期以计算成绩时不予计算收款成绩
□收款票期的规定
1.依产品各类及客户的区别规定如下：
(1)AM
专卖店：自销货日期起4个月内的票期
超市：自销货日期起5个月内的票期
(2)BS
直接客户：以货到收款为条件者由送货员收取现金签收的客户则为销货日期一个月内的支票或现金
直销点：自销货日期起2个月内的票期
一般商店：自销货日期起2个月内的票期
(3)CF
直销点：自销货日期起2个月内的票期
一般商店：自销货日期起3个月内的票期
2.收款票期超过公司的规定时依下列方式计算收款成绩
(1)AM
超过1-30天时扣该票金额20%的成绩
超过31-60天时扣该票金额40%的成绩
超过61-90天时扣该票金额60%的成绩
超过91-120天时扣该票金额80%的成绩
超过121天以上时扣该票金额100%的成绩
(2)BS
超过1-30天时扣该票金额20%的成绩
超过31-60天时扣该票金额40%的成绩
超过61-90天时扣该票金额70%的成绩
超过91天以上时扣该票金额100%的成绩
(3)CF
超过1-30天时扣该票金额20%的成绩
超过31-60天时扣该票金额40%成绩
超过61-90天时扣该票金额80%的成绩
超过91-120天时扣该票金额80的成绩
超过121天以上时扣该票金额100%的成绩
□收取票据须知
1.法定支票记载——金额、发票人图章、发票年月日、付款地均应齐全大写金额绝对不可更改否则盖章仍属无效其他有更改之处务必加盖负责人印章
2.支票的抬头请写上“服装工业股份有限公司”全衔
3.跨年度时日期易生笔误应特别注意
4.字迹模糊不清时应予退回重新开立
5.收取客票时应请客户背书并且写上“背书人服装工业股份有限公司”千万不可代客户签名背书
6.“禁止背书转让”字样的客票一律不予收取
7.收取客户客票大于应收账款时不以现金或其他客户的款项找钱应依下列方式处理
(1)支票到期后由公司以Cash找还
(2)另行订购抵账或抵交未付的账款中的一部分
8.本公司无销货折让的办法如因发票金额误开或转交机关的商店佣金未扣时需将原开统一发票收回寄交公司更改或重新开立发票
如无法收回而不得已需抵扣时则于下次向公司订货时以Memo说明经业务经理核准后扣除不得于收款时扣除货款或以销货折让的方式办理否则尾数由业务人员负责
□退票的处理
1.“退票通知书”由信用科填发业务人员收到后应先行核对并于3日内将回执联填妥后寄信用科
2.业务人员收到退票知道书后应于15日内(客票应即时)前往洽收并将结果填写“退票洽收报告”寄回信用科否则若发生问题概由业务人员负责如因未能如期洽收应先函告信用科并说明拟往洽收的日期以确保时效维护公司的权益
3.退票洽收若系换票新开的票期不得超过退票通知书填发日期45天否则计算收款成绩时扣减该票金额的80%超过75天则扣减100%
□问题客户的处理
1.业务人员于访问客户或退票洽收时如发现客户有异常现象时应填写“问题客户报告单”并建议应采取的措施或视情况填写“坏账申请书”呈请批准由征信科追踪处理
2.业务人员因疏于访问未能明了客户的情况变化并填写“问题客户报告单”通知公司致公司蒙受损失时业务人员应负责赔偿该项损失25％以上的金额
(注：疏于访问意谓未依公司规定的次数按期访问客户者)
3.为掌握公司全体客户的信用状况及来往情况业务人员对于所有的逾期应收账款均应将未收款的理由详细陈述于账龄分析表的备注栏上以供公司参考否则此类账款将来因故无法收回形成呆账时业务人员应负责赔偿25％以上的金额
□坏账的处理
1.“坏账申请书”填写一式三份有关客户的名称、号码、负责人姓名、营业地址、电话号码等均应一一填写清楚并将申请理由的事实收回的可能性等做简明扼要的叙述经业务部门及经理批准后连同账单或票据转交征信科处理
2.坏账发生的金额于当月份计算业务人员销售成绩时应先予扣减坏账金额的300%
□账单的移交及对账
1.账单移交时应填写“账款移交清表”一式四份移交人、接收人及核对人均应签名以示负责其中二份寄交征信科及账款组接收人接交时除核对账单金额外并应注意是否经过客户签认账单千万不可私下移交
2.财务部得随意对客户办理通讯或实地对账以确定业务人员手中账单的真实性
3.财务部得定期三个月一次核对业务人员手中的账单或不定期于特殊目的下抽查业务人员手中账单
4.业务部主管及主任得随时核对业务人员手中的账单并负督促收款工作及催收的责任
□禁止事项
对账的结果如发现有下列情况者除限令业务人员于一周内予以补正外并依公司的规定处分
1.收款不报或积压收款
2.退货不报或积压退货
3.转售不依规定或转售图利
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