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营销事务管理制度
一、销售事务处理制度(A)
□交货、检查、配送
(一)对于已接受订单的工程工务科要做好相关的生产日报使工程的进行程序得以明确并要找适当的机会通知给发出订单的客户知道
(二)当生产接近完成时应与工务科协议选择指定交货日前的适当时日通知交货对象如交货有迟延的顾虑时也应事先通知对方求得其谅解
(三)在进行产品的检查时应将结果做成测试成绩表等等的有关资料
(四)产品的发送是依据出货传票来进行的另外每次发送货品时应将其要项记入发送登记簿中
□销售额的计算及收款
(一)在缴交产品时应将交货单的副本交给会计科会计科再将这些资料记入销售账中
(二)如已经从客户处先收取订金或预付金时应将此内容也记入销售账中
(三)财会部门于每月的25日依据销售账的资料算出每位客户的未付款项明细表(包括前月余额、本月销售额、应收账款)送交营业经理
(四)营业经理得命令各负责人员在应付款项明细表的收款栏中记入预付金经过调整后再决定营业部的收款预定额然后呈报常务董事签核
(五)常务董事应先查阅营业部所呈的收款预定表如有必要征求经管经理的意见则由营业经理作说明后裁定收款的预定计划
(六)收款业务原则上是由营业部门负责但有时也可委托经管(财会)部门的人员去进行
(七)有关款项的催收是由销售科负责督促销售科必须把相关资料记入收款预定表中通知给各有关人员
(八)财务科应将每月收款收据副本制作成表在各册、各页上打上编号并要求有关人员于每日业务终了时交回这些单据证明收据上盖有公司印章者会计科应加以保管并加盖部门印章
(九)款项进来时负责收款或处理款项人中应制作收账传票并连同现金、收据副本提交给财务科
(十)根据上述的应收账款传票将收得的款项记入销售账目中记入内容除包括金额外须再记入负责人员的名字
□书信的制作及资料整理
(一)营业书信资料通常包括下列六项:
1.书信、电报(发文、订单)
2.估价单、订购单、请讲单、规格明细单
3.交货单
4.请款单
5.收据
6.备忘录
(二)交易上的发文资料原则上都须复印并制成副本保存另外发文资料上应盖契印或负责人的印章
(三)所有的书信资料都应编列收受号码并记入受信簿中盖上收受日期印章
(四)处理中的文件应依照下列方式加以分类、归档
1.价文件资料——将交易客户与自己公司方面的估价资料依照发生的顺序归类或存档
2.订购资料——依照顺序将合同书、请款单归档
3.存档资料
(五)参考方面的资料可按下列分类方式加以整理:
1.市场资料
2.成本计算
3.同业的目录
4.交易资料
□报告及会议
(一)营业部必须将每日的活动及业务处理状况记入日报表经由科长、经理向总经理提出
(二)销售科应根据每月及上个月的订单量、转拨余额、本月接受订货的总额、本月的交货额、生产额、未收款项余额、各项接受订货的产品内容等等制作成月报表并经由经理审编后呈报告给总经理
(三)每月或每月月初的营业部与工厂方面应召集经理、厂长、科长及其他负责人员举行生产、销售联合会议
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