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采购合同管理制度
总则
1. 为规范公司对采购合同的管理事宜，做好采购合同的编制、签订、执行、修改等工作，使其符合采购管理的要求及公司的利益，特制定本制度。
2. 本制度适用于对采购合同管理的相关事宜。
采购合同的编写
1. 公司采购部是采购合同的对口管理单位，负责公司采购合同的编制、签订、执行、控制等管理事项。
2. 公司一次性采购物品金额高于 元，必须签订采购合同；外地采购（成都市外）必须签订合同。
3. 采购合同的编写程序。
1) 选择供应商。必须是公司认可合格供应商。
2) 进行谈判。采购部应与合适的供应商展开谈判，谈判内容包括采购物料的价格、数量、质量、供货方式、货款支付等方面的谈判，并根据谈判所形成的方案选择对公司最有利的供应商。
3) 拟定草案并评审。采购部应根据谈判所形成的方案拟定采购合同草案，报送法律顾问审核及总经理\分管副总进行审批。
4) 拟写正式的采购合同。采购部应根据各相关部门、法律顾问及总经理\分管副总的意见对采购合同草案进行修订，并据此形成正式的采购合同。
4. 正式的采购合同必须包括以下九个方面的主要内容。
1) 合同签订双方的姓名、地址和联系方式。
2) 采购物品的单价、总价。
3) 采购物品的数量与规格型号。
4) 采购物品的品质和技术要求。
5) 采购物品的履约方式、期限、到货地点。
6) 采购物品的验收标准和方式。
7) 付款方式和期限。
8) 售后服务和其他优惠条件。
9) 违约责任和解决争议的方法。
5. 采购合同的条款内容必须齐备、明确、具体，表达必须严谨。
采购合同的签订
1. 与公司签订采购合同的供应商必须具有法人资格，并以其自己的名义签订采购合同，如果委托别人代签，采购部应审验其委托证明。
2. 公司与供应商签订的合同必须采用书面形式，其他任何形式的合同视为无效合同。
3. 对于金额在10万元以下的采购合同，可以采用传真的方式进行签订，即公司将合同拟订好后传送给供应商，供应商进行盖章签字后回传，公司盖章签字后发给供应商回执，视为合同成立。
4. 签订后的合同由财务部保管。
采购合同的执行与控制
1. 合同签订后即具有了法律约束力，采购部应及时向供应商发送订货单，使供应商及时准备公司所需的物品。
2. 采购部应配合质量管理部做好采购物料的进厂验收工作，当所采购的物料不符合合同所约定的质量要求时，采购部应积极联系供应商进行处理。
3. 采购部应建立合同履约的管理台账，对双方的履约进程逐次、详细地进行书面登记，并保存好能够证明合同履约的原始凭证。
4. 对于供应商需要按照样品或图纸加工的物料，如果存在加工过程周期长、变数多、监控过程比较复杂的现象，要求供应商提供进度安排，采购部根据进度安排与供应商进行联络，进行积极的协商，确保物料能够及时运送到公司。如果供应商提供的物料将延缓公司的生产，采购部应减少在供应商处的采购数量并与其他供应商联系，增加采购数量。
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