特种设备设备技术档案管理制度

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特种设备设备技术档案管理制度
为了建立健全我公司特种设备安全技术档案管理工作加强对本单位特种设备安全技术档案的科学管理有效地保护和利用档案结合本单位实际情况特制定本办法
一、本单位档案管理体制
1、本单位档案管理机构：安监部统一管理本单位的特种设备技术档案
2、本单位指定专人管理特种设备技术档案工作保管人必须维护档案的完整与安全并接受必要的培训
二、立卷归档制度
1、档案的收集：收集工作是建立在归档制度上的特种设备管理部门将办理完毕的文件材料经过挑选立卷定期移交档案室集中保存
2、归档范围：凡是本单位具有考查利用价值的文件材料包括特种设备注册登记表、使用证复印件、设计文件、制造单位的产品质量合格证明、使用维护说明等文件以及安装技术文件和资料；特种设备定期检验和定期自行检查的记录；特种设备的日常使用状况记录；特种设备及其安全附件、安全保护装置、测量调控装置及有关附属仪器仪表的日常维护保养记录；特种设备运行故意和事故及处理记录；特种设备重大修理改造竣工档案；停用、缓检的相关申请资料等以及特种设备有关往来函件（含传真、电子邮件等）、照片等各种形式、载体的文件
3、归档时间：办理完毕的文件按工作阶段性进行归档：
3、1、按年形成的文件第二年上半年归档
3、2、凡是有法律效用的文件材料一生效就归档
3、3、凡是有机密性的文件随时形成随时归档
3、4、特种设备电梯重大维修验收及年检验收合格后三个月内归档
4、归档要求
4、1、材料完整齐全
4、2、系统、条理、保持有机联系凡是归档文件材料均要按其不同特征组卷尽量保持它的内在联系区分它们不同的保存价值文件分类准确、立卷合理
4、3、立卷时要求将文件的正件与附件印件与定稿请示与批复等统一立卷不得分散
4、4、在进行卷内文件排列时要合理安排文件的先后秩序按时间先后排列对于同一事情的同一文件应统一规定进行比如：正件与附件应正件在前附件在后等
4、5、由档案部门对特种设备管理部门加以指导协助特种设备管理部门共同做好旧档的组织工作办理移交手续双方在移交清册签字
5、归档要求
5、1、编制立卷项目将办理完毕的文件按有关条款归入卷内便于次年立卷
5、2、文件按时间顺序排列最近的在最上面
5、3、一台特种设备一个立卷一个档案盒
5、4、定时交档案室：文件量少的一年交一次次年上半年收集文件量大的一年交两次次年上半年和下半年各一次
6、记录档案文件材料须用碳素笔写在无特殊情况下须用A4纸
三、档案管理工作
1、档案的管理：区分全宗正确立档单位；分类依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别；案卷排列并编制案卷目录
2、档案保管：本单位设立专用文件库保存档案
3、档案的鉴定：从档案的内容、来源、时间、可靠程序、名称鉴别、档案价值确定各类档案的保管期限编制成表
4、档案的销毁编制销毁清册；办理销毁手续经总经理批准方能销毁；销毁要有二人以上监销并在清册上签字
四、档案利用工作
1、凡需调阅档案均须填写档案借阅单依据借阅权限和档案密级经有关领导签批后方能借阅借阅档案应在“档案借阅登记簿”上登记注明借阅档案的名称、密级、借阅方式、数量、期限
2、档案利用方式有：提供档案原件；提供档案复印件；提供文献索引资料
3、依据国家统计和有关法律法规做好本公司档案统计工作
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