委托制造、外加工管理准则（范本）

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委托制造、外加工管理准则
总则
第一条目的
为使本公司外制开发及半成品、成品外协处理有所遵循特订本细则
第二条范围
本细则系指配合本公司销售、生产上需要需通过协作厂商完成新产品零配件的试作、量试及认可后的大量外协制造等作业均属此范围
第三条外协类别
外协依其加工性质的不同区分为：
(一)成品外协
系指由本公司提供材料或半成品供协作厂商制成成品其外协加工后即可缴交物量部门当作成品销售或可直接由协作厂商交运者
(二)半成品外协
系指由本公司提供材料、模具或半成品供协作厂商制造其外协加工后尚需送回本公司再经过加工始能完成成品者
(三)材料外协
产品制造所需经过的某段加工过程必需的材料由于本公司无此种设备(或设备不足)需要外协加工使其于公司内能使用均属之
第四条经办部门
外协加工事务由下列部门办理
项目申请部门承办部门发(收)料部门检验部门
试作
量试
成品外协
半成品外协
材料外协
注：各相关部门由公司自订
第五条核决权限
项目
申请部门核决
核决
试作
量试
成品外协
半成品外协
材料外协
注：申请部门及核决权限由各公司自定
□试作与量试外协
第六条厂商调查
(一)为了解外协厂商的动态及产品质量采购外制人员应随时调查凡欲与本公司建立外协关系而能符合条件者应填具“协作厂商调查表”以建立征信资料作为日后选择协作厂商的参考“协作厂商调查表”‘一式一份呈主管核准后自存
(二)采购外制人员应依据“协作厂商调查表”每半年复查一次以了解厂商的动态同时依变动情况更正原有资料内容
(三)于每批号结束后将协作厂商试作、外协的实绩转记于“协作厂商调查表”以供日后选择厂商的参考
第七条申请
(一)试作
采购外制人员依据产品设计人员所填制的“开发通报书”、“开发进度表”、“新开发零件部门进度追踪报告”、“零件表”及图详细审核规划外制的零配件等资料是否齐全、清晰并按进度要求分别开立“外协加工申请单”一式四联呈总经理核准后第一联送会计部门第二联自存第三、四联物量待试制品合格收料后第三联附发票、收料单送会计部门整理付款
(二)量试
1.采购外制人员于第一批小量试作品完成并送交工程设计人员经确认正常后(如需修改则再通知外协厂商重新送样以迄正常为止即进行第二阶段的试量其中申请手续同第七条第一项作业
2.如于量试与试作过程中产品设计人员为求产品增加美观与功能必需增减或修改某些零配件时应统一由产品设计人员重新绘制零配件成品图循第七条第一项作业唯若必需重新开发模具者应给协作厂商提供损失的费用
第八条询价
(一)采购外制人员提出“外协加工申请单”前应依需要日期及协作厂商资料进行询价询价对象以二家以上为原则(最好三家)并需提供估价单其内容有模具与零件的材料、人工、税金、利润等资料每家填写一张“外包零件模具估价表”及“估价分析表”
(二)经办人员审核估价明细表后遵循议价、比价方式(以确保质量交货期为前提)将询价记录填写于“外协加工申请单”内呈主管核准后外制人员需将承制厂商、外协工资及约定交货期转记于“外协加工控制表”凭此控制外协品的交货期
(三)为配合工程设计部门之要求或制造部门的紧急需求采购外制人员得参考以往之类似品的外协价格免经过议价、比价手续径行指定信用可靠的厂商先行加工作业但亦应事后补办“外协申请单”及签订合同的手续
第九条外协内容与厂商变更
(一)外协询价经核准后如需变更外协内容或承制厂商时承办部门应开立“外协内容变更申请表”一式四联注明变更的原因及更改的厂商呈主管核准第一联送会计部门第二联送物料管理第三联办理付款时与发票一并附出第四联自存
(二)变更内容应转记于“外协加工控制表”内凭此管理进度
第十条签订合同
(一)询价完成后采购外制人员应于外协零配件交运前与协作厂商签订“外制品制作进度追踪表”一式二联一联自存一联送协作厂商据此依进度作业同时订立“模具开发及制品委托制作契约书”
(二)“模具开发及制品委托制作契约书”一式三份由协作厂商用印后送呈科长、总经理核准用印后一份送协作厂商一份送会计部门一份自存
(三)协作厂商履行合同情况如有异常致使本公司遭受损失时采购外制人员应立即设法改善依约追偿并即以签呈呈报主签转呈总经理核示处理扣损失金额超过××元以上时应转呈总经理核示
第十一条质量检查
(一)检查依据
协作厂商就依据采购外制人员所提供的正式工程图或样品先行以“检查记录表”检查通过后连同零配件(以塑胶透明袋装妥并于袋上标明：1.零配件名称2.数量3.厂商)一并送交物料管理单位及外制人员登记并转交产品设计人员检验
(二)试样检查
工程产品设计人员于接到采购外制人员所转来的样品后应依原工程图的要求检查其规格与物性其处理方式如下：
1.检验合格者：
经检验合格者即填写“检查记录表”连同试样送交采购外制人员转记于“外协加工控制表”结案并将零配件连同“检查记录表”送物料管理单位办理入库收料待通知试装
2.检验不合格者：
经检验不合格的零配件应由产品设计人员于“检查记录表”内注明不合格的原因送回采购外制人员转记于“外协进度表”内继续追踪协作厂商如期(或延期)完成
3.如于检验过程中发生设计变更等事项仍应通过采购外制人员向协作厂商联系要求变更事宜
第十二条付款
(一)试作与量试之外协加工零配件经检验合格由物料管理单位办理入库后采购外制人员应将“外协申请单”第三联“收料单”第一联及发票一并核对无误并呈核后转会计部门审查凭此付款
(二)若需由本公司支付模具费用者除前述的付款凭证外另由协作厂商提示模具、机具的照片各壹祯贴于“模具履历表”内连同发票一并送交本公司整理并建卡列入资产管理
(三)采购外制人员每半年整理一次各协作厂商到期应付未付的试作、量试、模具费用于“外制零配件逾期支付费用明细表”内一式二联提出原因对策后呈主管核示一份自存凭以追踪一份送会计部门备查
第十三条模具管理
(一)建档
按照固定资产管理办法凡经本公司支付模具费的任何模具均应按其编号别(按固定资产电脑编号说明书原则编定)列帐管理每一模具以一张“固定资产登记卡”列管
(二)异动
1.配合外协零配件质量与交货期等因素的变动必需将模具由原协作厂商异动到其他(或新开发)的协作厂商或使用结案需移回本厂保管时应按出入厂管理办法填写“物品出入厂凭单”一式三联于出(入)厂内注明异动原因后呈主管核准第一联自存第二、三联送交原协作厂商签名后第二联连同物品送回本厂(或新协作厂商)第三联存原协作厂商
2.凡异动后的资料均应详细记载于“固定资产登记卡”内若因产品停止生产、制程变更、设备更新等原因而闲置时采购外制人员应以“闲置固定资产处理表”一式三联提报模具闲置原因及研拟处理对策后会业务部门呈总经理核准第一联送会计部门第二联送物料管理单位第三联自存
第十四条协作厂商绩效评核
(一)为使协作厂商适时交运优良质量的零配件给予本公司生产总使用采购外制人员应每月整理“外制作品新开发评分表”区分为A、B、C品种等级呈主管核准后参酌质量交货A级者其货款以现金方式支付以示奖励；B级者货款以一个月票期支付；C级者以二个月票期支付(含新开发的协作厂商)；D级者以叁个月票期支付而列入D级的协作厂商连续超过三次者应予淘汰重新寻觅新协作厂商代替
(二)采购外制人员为便于外协加工申请作业应于每月底将各协作厂商所交的项目规格、材质、加工条件、价格等记录于“外制零配件交运动态表”依几种分类归档以利查询
量试外协
第十五条生产资料通知
经量试的样品经工程设计人员认可后由采购外制人员主动联系生产部人员领取相关资料(产品零件表、零件图、组合图、标准规格及用料清单、零件部品的流程图及说明书、制程能力分析、产能设定资料、样品及各项操作、质量的基准等)(若因业务需要可由采购外制人员继续量产的采购)应立即由采购外制人员主动召集此项检查会提出量试期间发生的各项修正与变化详细列入会议记录
第十六条量产订购、询价、收料、付款作业
(一)采购外制人员于接获产销部门通知生产后即(按交货期间)适当安排各项外制零配件的交货进度其手续同前第八条的询价作业如价格与对象不变不必再填“外协申请单”而直接以“订购单”填写单价栏注明系外协单价按正常采购方式作业
(二)由本公司提供原物料者由生产部门提出申请核准后应填写“外协出厂单”连同原料、半成品随车交运“外协出厂单”一式四联第一联自存第二联存会计第三、四联送厂商第四联由厂商签回待加工完成并检验合格后由物料管理单位填写“外协收料单”一式四联第二联送会计第一、三联自存待收到发票后连第一联整理付款第四联送厂商
附则
第十七条本办法呈总经理核准后实施增设修改时亦同
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