标准采购作业细则（范本）

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标准采购作业细则
□请购
第一条请购部门的划分
各项材料的请购部门如下：
(一)常备材料：生产管理部门
(二)预备材料：物料管理部门
(三)非常备材料：
1.订货生产用料：生产管理部门
2.其他用料：使用部门或物料管理部门
第二条请购单的开立、递送
(一)请购经办人员应依存量管理基准、用料预算参酌库存情况开立请购单并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核并编号(由各部门依事业部别编订)“请购单(内购)(外购)”附“请购案件寄送清单”送采购部门
(二)需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料请购部门应以请购单附表一单多品方式提出请购
(三)紧急请购时由请购部门于“请购单”“说明栏”注明原因并加盖“紧急采购”章以急件卷宗递送
(四)材料检验须待试车方能实施者请购部门应于“请购单”上注明“试车检验”及“预定试车期限”
(五)庶务用品由物料管理部门按月依耗用状况并考虑库存情况填制“请购单”提出请购
第三条免开请购单部分
(一)下列总务性物品免开请购单并可以“总务用品申请单”委托总务部门办理但其核决权限另订其列举如下：
1.贺奠用物品：花圈、花篮、礼物等
2.招待用品：饮料、香烟等
3.书报(含技术性书籍及定期刊物)、名片、文具等
4.打字、刻印、报表等
(二)零星采购及小额零星采购材料项目
第四条请购核决权限
(一）内购：
1.原物料：
(1)请购金额预估在1万元以上者由科长核决
(2)请购金额预估在1万元至5万元者由经理核决
(3)请购金额预估在5万元以上者由总经理核决
2.财产支出：
(1)请购金额预估在2000元以下者由科长核决
(2)请购金额预估在2000元至2万元者由经理核决
(3)请购金额预估在2万元以上者由总经理核决
3.总务性用品：
(1)请购金额预估在1000元以下者由科长核决
(2)请购金额预估在1000元至1万元者由经理核决
(3)请购金额预估在1万元以上者由总经理核决
附注：凡列入固定资产管理的请购项目应以“财产支出”核决权限呈核
(二)外购：
1.请购金额预估在10万(含)元以下者由经理核决
2.请购金额预估在10万元以上者由总经理核决
第五条请购案件的撤销
(一)请购案件的撤销应立即由原请购部门通知采购部门停止采购同时于“请购单(内购)”或“请购单(外购)”第一、二联加盖红色“撤销”的戳记及注明撤销原因
(二)采购部门办妥撤销后依下列规定办理：
1.采购部门于原请购单加盖“撤销”章后送回原请购部门
2.原“请购单”已送物料管理部门待办收料时采购部门应通知撤销并由物料管理部门据此将原请购单退回原请购部门
3.原请购单未能撤销时采购部门应通知原请购部门
□采购
第一节一般规定
第六条采购部门的划分
(一)内购：由国内采购部门负责办理
(二)外购：由国外采购部门负责办理其进口庶务由业务部门办理
(三)总经理或经理对于重要材料的采购可直接与供应商或代理商议价专案用料必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业
第七条采购作业方式
除一般采购作业方式外采购部门可依材料使用及采购特性选择下列一种最有利的方式进行采购：
(一)集中计划采购：凡具有共同性的材料须以集中计划办理采购较为有利者可核定材料项目通知各请购部门依计划提出请购采购部门定期集中办理采购
(二)长期报价采购：凡经常性使用且使用量较大宗的材料采购部门应事先选定厂商议定长期供应价格呈准后通知各请购部门依需要提出请购
第八条采购作业处理期限
采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需分类制定材料采购作业处理期限通知各有关部门以便参考遇有变更时应立即修正
第二节国内采购作业处理
第九条询价、比价、议价
(一)采购经办人员接获“请购单(内购)”后应依请购案件的缓急并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料除经核准得以电话询价之外另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价
(二)若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者采购经办人员应检附资料并于“请购单”上予以证明经主管核发后先请使用部门或请购部门签注意见后呈核
(三)属于买卖惯例超交者(如最低采购量超过请购量)采购经办人员于议价后应于请购单“询价记录栏”中注明经主管签认后呈核
(四)对于厂商的报价资料经整理后经办人员应深入分析后以电话等联络方式向厂商议价
(五)采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件主管应立即指定经办人员先行询价、议价待接到请购单后按一般采购程序优先办理
(六)“试车检验”的采购条件采购经办人员应于“请购单”注明与厂商议定的付款条件呈核
第十条呈核及核决
(一)采购经办人员询价完成后于“请购单”详填询价或议价结果及拟订“订购厂商”“交货期限”与“报价有效期限”经主管审核并依请购核决权限呈核
(二)采购核决权限：
采购别核决限额采购核决权限
列属统购项目的原料、物料
(包括燃料)不论金额多寡
经理→总经理
非属统购项目的原料、物料
(包括燃料)不论金额多寡
经理→总经理
财产支出(包括什项购置)
的非生产器材
3000元以下
300l元至100000元
100000元以上采购主管
经理直接核决
经理→总经理
财产支出(包括什项购置)
的生产器材
3咖元以下
300l元至幼000元
20001元以上采购主管
经理直接核决
经理→总经理
庶务用品
3000元以下
3001元至50000元
50001元以上采购主管
经理直接核决
经理→总经理
附注：凡列入固定资产管理的采购项目应以“财产支出”核决权限呈核
第十一条订购
(一)采购经办人员接到经核决的“请购单”后应以“订购单”向厂商订购并以电话或传真确定交货(到货)日期同时要求供应商于“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”
(二)若属分批交货者采购经办人员应于“请购单”上加盖“分批交货”章以资识别
(三)采购经办人员使用暂借款采购时应于“请购单”加盖“暂借款采购”章以资识别
第十二条进度控制及事务联系
(一)国内采购部门应分询价、订购、交货三个阶段以“采购进度控制表”控制采购作业进度
(二)采购经办人员未能按既定进度完成作业时应填制“进度异常反应单”并注明“异常原因”及“预定完成日期”经呈主管核示后转送请购部门依请购部门意见拟订对策处理
第十三条整理付款
(一)物料管理部门应按照已办妥收料的“请购单”连同“材料检验报告表”(其免填“材料检验报告表”部分应于收料单加盖“免填材料检验报告表”章)送采购部门经与发票核对无误于翌日前由主管核章后送会计部门会计部门应于结账前办妥付款手续如为分批收料者“请购单(内购)”的会计联须于第一批收料后送会计部门
(二)内购材料须待试车检验者其订立合同部分依合同规定办理付款未订合同部分依采购部门呈准的付款条件整理付款
(三)短交应补足者请购部门应依照实收数量进行整理付款
(四)超交应经主管核示始得依照实收数量进行整理付款否则仅依订货数付款
第三节境外采购作业处理(含进口事务、关务)
第十四条询价、比价、议价
(一)外购部门依“请购单(外购)”的需求日及急缓件加以整理并依据供应厂商资料并参考市场行情及过去询价记录以电话或传真方式进行询价作业但因特殊情况(独家制造或代理等原因)应于“请购单(外购)”注明外原则上应向三家以上供应厂商询价、比价或经分析后议价
(二)请购的材料规范较复杂时外购部门应附上各厂商所报材料的重要规范并签注意见后交请购部门确认
第十五条呈核及核决
(一)比价、议价完成后外购部门应填制“请购单(外购)”拟订“订购厂商”“预定装船日期”等连同厂商报价资料送请购部门依采购核决权限核决(二)核决权限
1.采购金额以CIF美元总价折合在×××元(含)以下者由经理核决
2.采购金额以CIF美元总价折合超过×××元以上者由总经理核决
(三)采购案件经核决后如发生采购数量、金额的变更时请购部门应依更改后的采购金额所需的核决权限重新呈核；但若更改后的核决权限低于原核决权限时仍应由原核决主管核决
第十六条订购与合同
(一)“请购单(外购)”经核决送回外购部门后即向厂商订购并办理各项手续
(二)需与供应厂商签订长期合同者外购部门应以签呈及拟妥的长期合同书依采购核决权限呈核后办理
第十七条进度控制及异常处理
(一)外购部门应以“请购单(外购)”及“采购控制表”控制外购作业进度
(二)外购部门于每一作业进度延迟时应主动开立“进度异常及反应单”记明异常原因及处理对策据此修订进度并通知请购部门
(三)外购部门于外购案件“装船日期”有延误时应主动与供应厂商联系催交并开立“进度异常反应单”记明异常原因及处理对策通知请购部门并依请购部门意见处理
第十八条进口签证前(“请购单(外购)”核准后)的专案申请
(一)专案进口机器设备的申请
专案进口机器设备时外购部门应准备全部文件申请核发“输入许可证”申请函中并应请求“国贸局”在“输入许可证”上加盖“国内尚无产制”的戳记及核准章以便进口单位凭此向海关申请专案进口及分期缴税
(二)进口度量衡器及管理物品时外购部门应于申请“输入许可证”之前准备“报价单”及其他有关资料送进口单位向政府机关申请核准进口
第十九条进口签证
外购材料订购后外购部门应即检具“请购单(外购)”及有关申请文件以“申请外汇处理单”(需在一星期内办妥结汇时加填“紧急外购案件联络单”)送进口单位办理签证进口单位应依预定日期向“国贸局”办理签证并于“输入许可证”核准时通知外购部门
第二十条进口保险
(一)FOB、FAS、C＆F条件的进口案件进口单位应依“请购单(外购)”外购部门指示的保险范围办理进口保险
(二)进口单位应将承保公司指定的公证行在“请购单(外购)”上标示以便货品进口必须公证时进口单位凭此联络该指定的公证行办理公证
第二十一条进口船务
(一)FOB、FAS的进口案件进口单位(船务经办人员)于接获“购单(外购)”时应视其“装运口岸”及“装船期限”并参照航运资料原则上选定三家以上船公司或承揽商以便进口货品可机动选择船只装运
(二)进口单位(船务经办人员)应将所选定的船公司或承揽商名称提供进口结汇经办人员于“信用状开发申请书”列明作为信用状条款向发货人指示装船
(三)如因输出口岸偏僻或因使用部门急需为避免到货延误外购部门应于“请购单(外购)”上注明避免在信用状指定船公司而委由发货人代为安排装船
第二十二条进口结汇
进口单位应依“请购单(外购)”标示的“间发信用状日期”办理结汇并于信用状(L／C)开出后以“开发L／C快报”通知外购部门联络供应厂商
第二十三条税务
(一)免货物税及“工业用证明”的申请
1.进口的货品可申请免货物税者外购部门应于“输入许可证”核准后出具必需文件向税捐处申请经取得核准函后向海关申请免货物税
2.除“免凭经济部工业局证明办理具结免税进口”的项目外其他合于免税规定的人造树脂类材料外购部门应于开发“信用状”后检具必需文件向经济部工业局申请“非供塑胶用”证明以便于报关时据此向海关申请依工业用物品税率缴纳进口关税
(二)专案进口税则预估及分期缴税的申请及办理外购部门应于进口前出具有关文件凭以向海关申请税则预估等核准后并办理分期缴税及保证手续
第二十四条输入许可证、信用状的修改
供应商成本公司要求修改“输入许可证”或“信用状”时外购部门应开立“信用状、输入许可证修改申请书”经呈核后出具修改申请文件送进口事务科办理
第二十五条装船通知及提货文件的提供
(一)外购部门接到供应商通知有关船名及装船日期时应立即填制“装船通知单”分别通知请购部门、物料管理部门及有关部门
(二)外购部门收到供应商的装船及提货文件时应出具“输入许可证”及有关文件以“装运文件处理单”先送进口单位办理提货背书
(三)提货背书办妥后外购部门应出具“输入许可证”及提货单等有关文件以“装运文件处理单”办理报关提货
(四)管理进口物品放行证的申请：
进口管理物品时外购部门应于收到装运文件后检具必需文件送政府主管机关申请“进口放行证”或“进口护照”以便据此报关提货
第二十六条进口报关
(一)关务部门收到“请购单(外购)”及报关文件时应视买卖、保险及税率等条件填制“进口报关处理单”连同报关文件委托报关行办理报关手续同时开立“外购到货通知单”(含外购收料单)送材料库办理收料
(二)不结汇进口物品进口单位(邮寄包裹则为总务部门)应于接获到货通知时查明品名、数量等资料并会外购部门确认需要提货者再行办理报关提货如系无价进口的材料、补运赔偿及退货换料等报关时关务部门应开立“外购到货通知单(含外购收料单)”通知收货部门办理收料而属其他材料及物品则由收件部门于联络单签收后送处理部门处理
(三)关税缴纳前进口单位应确实核对税则、税率后申请暂借款缴纳
(四)海关估税的税率如与进口单位估计者不符时进口单位应立即通知外购部门提供有关资料于海关核税后14天内以书面向海关提出异议申请复查并申请暂借款办理押款提货押款提货的案件进口单位应于“进口报关追踪表”记录以便督促销案
(五)税捐记账的进口案件进口单位应依“请购单(外购)”于报关时检具必需文件办理具结记账并将记账情况记入“税捐记账额度记录表”及“税捐记账额度控制表”
(六)船边提货的进口材料进口单位应于货物抵港前办妥缴税或记账手续以便船只抵港时即时办理提货
第二十七条报关进度控制
关务部门应分报关、验关、估税、缴税、放行五阶段以“进口报关追踪表”控制通关进度
第二十八条公证
(一)各公司事业部应依材料进口索赔记录及材料特性等因素研判材料项目(如外购散装材料)通知进口单位于材料进港时会同公证行前往公证
(二)外购材料于验关或到厂后发现短损而合于索赔条件者进口单位应于接获报关行或材料库通知时联络公证行办理公证
(三)进口货品办理公证时进口单位应于公证后配合索赔经办时效索取公证报告分送有关部门
第二十九条退汇
(一)外购部门依进口材料的装运情况判断信用状剩余金额已无装船的可能时应于提供报关文件时提示进口单位并于进口材料放行及“输入许可证”收回后开立“信用状退汇通知单”连同“输入许可证”送进口事务科办理退汇
(二)退汇金额较大但信用状未逾有效期限者外购部门应向供应厂商索回信用状正本送进口单位办理退汇
第三十条索赔
(一)外购部门接到收货异常报告(“材料检验报告表”或“公证报告”等)时应立即填制“索赔记录单”连同索赔资料交索赔经办部门办理
(二)以船公司或保险公司为索赔对象者由进口单位办理索赔；以供应厂商为索赔对象时由外购部门办理索赔
(三)索赔案件办妥后“索赔记录单”应依原采购核决权限呈核后归档
第三十一条退货或退换
(一)外购材料须予退货或退换时外购部门应适时通知进口单位依政府规定期限向海关申请
(二)复运出口、进口的有关事务外购部门应负责办理其出口进口签证、船务、保险报关等事务则委托出口单位及进口单位配合办理
(三)退换的材料进口时依本节有关规则办理
第四节价格及质量的复核
第三十二条价格复核与市场行情资料提供
(一)采购部门应调查主要材料的市场与行情并建立厂商资料作为采购及价格审核的参考
(二)采购部门应就企业内各公司事业部所提供重要材料的项目提供市场行情资料作为材料存量管理及核决价格的参考
第三十三条质量复核
采购单位应就企业内所使用的材料质量予以复核(如材料选用、质量检验)等
第三十四条异常处理
审查作业中若发现异常情况采购单位审查部门应即填制“采购事务意见反应处理表”(或附报告资料)通知有关部门处理
□附则
第三十五条本办法呈总经理核准后实施增设修订亦同
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