采购管理制度目录

一、总则

二、采购原则

三、采购程序

四、违约处理

五、审计监督

一、总则

1、为规范公司日常采购工作，特制定本制度。

2、本制度适用于公司的日常采购活动。

3、本制度自2011年5月26日起实行。

二、采购原则

1、严格执行询议价程序

物品采购，必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。

2、采购会审、合同会签制度

物品采购，必须有相关部门参与，汇总各方意见，经高管审核。

3、职责分离

采购人员不得参与货物和服务的验收，采购货物质量、数量、交货等问题的解决，应由采购部根据合同要求及有关标准与供应商协商完成

4、一致性原则

采购人员采购的物品或服务必须与采购单所列要求规格、型号、数量相一致，在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下，及时反馈信息供申请部门更改采购单作参考。

5、廉洁制度

所有采购人员必须做到：

（1）、自觉维护企业利益，努力提高采购质量，降低采购成本。

（2）、加强学习，提高认识，增强法治观念。

（3）廉洁自律，不能向供应商伸手。

（4）、严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。

（5）、工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。

（6）、努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的新设备及市场信息。

三、采购程序

1、供应商的选择

（1）、供应商必须证照齐全，具有相关资质。

（2）、对于经常使用的商品或服务，采购部应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好记录，会同客服、销售、采购部门对供应商定期进行评估和审计。

（3）、在选择供应商时，必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象，供应商的报价不能作为唯一决定的因素。

（4）、为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。

2、采购程序

（1）、日常及其他零星物品的申请，由各使用部门报综管部统一申请。对于较大数额物品的申请需要由综管部报请总经理审批，最后交采购部门采购。

（2）、采购询价、综合评估、会签合同，由采购部门协调财务及使用部门共同完成，报总经理审批。使用部门负责采购物品的适用性，财务部门负责预算控制、价格调查、合同付款条款的审核，行政部门负责合同风险条款的审查。采购部门负责合同条款的谈判，付款申请、索赔、采购档案的建立，市场信息的收集。同时，与供方联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反馈及确认售后服务事宜。

（4）、采购过程中发生变化时，需求部门应出具采购变更申请，由主管领导签字确认后交采购部执行。

（5）、生产部负责接收报告的出具。

3、付款程序

（1）、采购部根据付款计划提出申请，各主管签字，后附付款明细单，交给财务部办理付款手续。无论汇款还是支票要求复印存档。

（2）、发票：付款时必须索要发票，核对发票内容是否和合同一致，并填写发票明细单，将蓝绿两联分别放在一起，蓝联粘在一起、签字后交给财务部核销。

四、违约处理 

（1）、货物出现延期后，采购部应及时通知相关部门。

（2）、货物出现质量问题后，由使用部门提出意见，报部门经理，交采购部处理。采购部接到意见后，将情况上报总经理，并按投诉做紧急处理，将情况发邮件并书面报给供应商，要求供应商换货或退货。

（3）、采购部与供应商协商不成的，或造成损失的，由财务部核算损失，采购部负责追索。追索不成，由法院裁决。

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