进出口贸易作业标准化手册(范例A)下载_进出口制度

资料介绍

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进出口贸易作业标准化手册(范例A)
□准备工作
营业助理复查上次该客户当面所交代或离京后来电或来函所应办工作是否已完成如未完成应速办妥
1.营业助理对客户所寄来拟在台仿制的原样品如需准备(CｏｕｎｔｅｒSａｍｐｌｅ)或报价、确认样品、印刷盒、纸套、标纸、标头、陈列箱、说明书等资料应立即准备齐全如有问题不能解决应立即向主管经理请示如何处理
2.营业助理需准备客户所欲购项目的最新报价以满足客户再订购的需要
3.营业助理应客户所需代订饭店房间并于到京前一天应再与饭店联络不可有误
4.营业助理须通知装押助理最迟于客户来京前一日备妥OOL(Oｕｔｓｔａｎｄｉｎｇｏｒｄｅｒｌｉｓｔ)
5.如需采购部有关科长配合准备工作者营业助理应即与其联系协调妥善对大客户来京应预告其到公司日期
□客户当日工作
1.如需到机场迎接营业部助理应向总务科协调安排接机事宜并应于飞机抵达前2小时与航空公司机场办事处联络班机确定到达时间必须提早5分钟抵达机场或饭店将客人接来公司
2.如客户需赴工厂察看营业助理应事先与工厂联络安排行程
3.如客户需要游览名胜古迹营业助理应事先安排观光行程
□客户来公司当日
1.赴机场或饭店接客户前营业助理应将有关资料、档案、样品等置于业务洽谈室
2.如客户需要饮料、食品等营业助理应通知样品室有关人员准备
3.如需采购部有关科长备询时营业助理应事先通知待命
□客户接洽业务
1.营业部经理及助理陪客户挑选样品
2.经客户挑选的有兴趣产品营业助理应立即记录详细资料及产品编码、规格、包装明细、材数、最近工厂价格如有必要可与有关科长协调报价如客户系以C＆F或CIF条件采购者应即计算所拟报单位数量的运费如该产品客户前曾购买者则应记录前次厂价与卖价
3.与客户洽谈中对报价及客户所特别要求的规格、形态、大小、尺寸、厚度、结构材料、颜色、包装、质量、订购数量等营业助理均应详细列入记录必要时画上该产品草图4.如客户当日未能决定采购须待数日继续洽谈时营业助理应将所挑选出来的样品留条嘱咐样品室有关人员暂保留于业务洽谈室架子内以免下次洽谈时重复挑选(保留期限不得超过一星期)
5.如客户不予洽谈或已洽商完毕之样品营业助理应立即嘱咐样品室有关人员归还原处
6.客户如有任何询问应即查核答复如不能即时答复也应向客户说明原因并告以何时答复
7.与客户洽谈中对客户所交代之工作应于下次洽谈前完成
□整理O／C或报价单
1.应客户需要将洽谈中有兴趣的产品营业助理与采购有关科长协调整理报价单经主管经理核阅后打出交给客户
2.客户订购产品营业助理应于客户离公司的当日或限期内将O／C单项总价及全部总价底稿整理妥当呈主管经理核阅后按O／C所需份数多加二份如系C＆F或CIF时O／C上之材数不予打出
3.营业助理应立即核对O／C是否与底稿相符如有错误即自行修改确实无误然后抽出一份O／C请示经理后开境内订单连同境内订单装运联一并交装押助理
4.所有寄境外信件O／C或其他一切文件须由营业助理核对并在寄出之份上经理签名处旁签名日期送交主管经理发出但报关文件由营业助理于结关前自行核对单价数量必须在当日内完成
□开境内订单时
营业助理应时常查核自存之O／C并尽快请主管经理会同有关采购科长发出境内订单并在存档O／C及资料卡或PｒｉｃｅLｉｓｔ上注明承制工厂、厂价、境内订单号码及日期
1.订单上唛头可采用下列方式：
(1)刻章
(2)打字
(3)由营业助理书写清楚
2.如境内订单上数量、价格、包装、规格、唛头有变更时即发出“订单更改通知”并与原境内订单所留底联装订一起
3.如系将境内订单改开给另一工厂则应于境内订单留底联、验货联、装运联上注明“本订单系原订单××号重开原订单作废”并于存档O／C联及资料卡或PｒｉｃｅLｉｓｔ上更改境内订单号码、日期、承制厂商名称价格但在工厂联及签回联上绝对不可注明该订单系重开并立即将装运联直接交装押助理
4.原境内订单如系改开别家工厂时须用特别编号举例如下：
KR－1021(此为改开订单号码)
K－1021(此为原订单号码)
5.需熏蒸的货外箱上一定要打洞应于订单上特别注明告知工厂
6.如系纺织品的订单亦应于订单上注明需办qｕｏｔａ才可出口
7.印刷品清款时务必附上样品才可付款
8.订单一个ITEM在US＄5000以上营业部科长在时一定要让科长签字才能寄出如科长不在而急于寄出的订单由营业部自行决定此订单是否要由科长签准才寄出但如未经科长签字的订单采购科长应协助出货而催货则由营业部负责
9.凡向工厂催货(包括配件及印刷品)一切成败的责任由营业助理负责但装押助理协助催货
□开妥境内订单
1.境内订单开妥后须校对与O／C上所列之包装、数量是否相符
2.开妥境内订单送主管经理核阅签名后：
(1)留底联存查
(2)工厂联、签回联及验货联交管理中心
(3)装运联连同O／C一份交装押助理保存出货用
(4)签回联逾10天工厂未自动签回时由管理中心筛选如该订单单项金额
超过US$2000元或8万元以上通知有关副(助)理或外务员负责签回(如金额未超过以上金额不必硬性签回)如超过美金5000元者务必由各有关科长签回
(5)管理中心收到签回联时核对单价、数量后如签回联上有更改部分应由管理中心通知各承办助理再交行政助理处理后转交各有关人员更改样品价格
3.营业助理收到出货样品时须详查出货样品的质量规格是否符合客户要求如符合则呈阅主管经理后将出货样品自行保管否则即刻请示主管经理如何处理验货联由主管经理核阅后收回保留
(1)东北部地区助理取回出货样品仍交由管理中心销案后自行保管
(2)送仓库的出货样品也需取回但贵重及体积太大的助理可自行决定是否取回
4.工厂收到订单要求承办助理改价须由经理决定不可自作主张
□索取样品
1.客户未订购但要求样品的项目应请示主管经理会同采购有关科长向何家工厂索取样品并填妥样品索取函以三联交收发中心以一联留底
2.客户已订购者应按O／C境内订单上规定数量向有关工厂索取样品
3.索取样品如急迫时以电话与有关工厂及外务员联络
4.重要样品如在限期内仍未收到回音时应即填写“重要样品逾期追问单”交有关采购科长采取紧急措施
5.对外务人员交办的事项应随时督促如期完成如有任何困难时请示主管经理处理
6.收到工厂样品后应立即详细检查是否完好无缺如有规格不符或损坏应速通知工厂重寄并嘱咐注意改善及小心包装
7.向工厂索取样品时要注明该工厂产品的编号如无工厂编号须附上草图或相片
8.向工厂索取样品时请勿写客户及地区名称
9.外借样品申请单上一律附上2〃×3’相片留底
10.内借(暂借)样品应于资料中心登记
11.凡一个ITEM拍成一张的相片均以2〃×3〃为主
附件：
索取样品职责的划分：
(1)旧样品一律由营业部直接向工厂或外务员索取若无法取得请科长提供资料由助理继续索取到完成为止
(2)新样品一律由科长负责索取所谓新样品包括：
①客户送来的样品(图片)本地无生产者
②客户送来的样品(图片)本地已有生产而本公司尚无者
③旧样品但有部分更改者
□寄样品给客户
依收到工厂所寄来的样品上贴妥本公司标签写上ITEMNO品名：
1.如以海邮(SEAPARCELPOST)或空邮(AIRPARCELPOST)寄出者应打收件人地址、姓名、电话、标签及SAMPLEINVOICE五联在第四联上签名及注明日期交包裹组寄出将第三联随同样品装入箱内第一联寄客户第二联交收发归档第五联自存
(1)如样品数量过多或价值过高而交涉仍需付样品费者应于SAMPLEINVOICE上注明SAMPLECHARGE并去函向客户索取样品费及邮费
(2)每三个月依自存的第五联SAMPLEINVOICE清理客户未寄来样品费邮费或其他费用打DEBITNOTE用会计科长名义向客户索取
(3)寄境外包裹由各助理自行包好装入箱内并将有关文件附入箱内交办事员寄出
(4)如寄出SAMPLE有需办出口配额(qｕｏｔａ)者承办助理应特别注意事先办理
2.如以航空货运方式寄出应打SAMPLEINVOICE六联单价打上虚价(不实之价格)第一联于样品寄出后随函寄给客户第二联由航空货运公司签名后交秘书室收发人员归档第三、四、五联于押汇科长处盖公司负责人章及发票章交航空货运公司第六联自存收到航空货运公司提单应即核对航空运费客户地址及班机是否正确如有错误应即通知航空货运公司更正将航空提单其中一联交稽核以便每月由稽核与航空货运公司计算佣金时核对其余交秘书室存档如航空运费为本公司支付须等客户确实收到货品时才可签付运费3.所有寄出境外的样品须由经理过目再行寄出
□客户来电来函来样品
1.收到客户来电来函应立即请示经理如何处理
2.收到客户寄来拟在京仿制的样品或寄来的目录相片其开发报价等应立即请示主管经理若有成交订单者请公司予以奖励
3.主管经理外出时营业助理应在自己能力范围内所能办理之事先行处理等主管经理返公司后再呈报处理经过如系紧急事项应设法与主管经理取得联络以便迅速处理
□须经确认的样品、印刷品
1.如境内订单上载有样品、印刷盒、纸套、标纸、标头经境外客户确认通过后立即以公司印妥之表格寄交工厂及有关外务员留底一份交装押签收并在原境内订单装运联上登记后再交回营业助理留存如有电话通知工厂应补寄正式通知以便安排出货
2.客户正式确认通过的样品应通知有关外务员或科长明确规格以便验货
□验货
1.如非专案订单因订购数量小或外务员忙碌或因地区偏远无法前往承制厂商验货或因承制厂商质量差外务人员不能决定可出货时外务人员来电或来函通知营业助理应即请示主管经理如何处理
2.营业助理因解决重要问题须前往工厂时应填出差申请表返回公司后凭出差报告表向总务科请领差旅费
3.所有订单的验货联均由管理中心直接寄交外务员以便协助催货如助理需到仓库验货自行找装运联或留底联
□申请境外(内)佣金赔偿
1.营业助理填妥申请书送呈主管经理、总经理签名核准送交押汇科长如赔偿须扣工厂者于其表上注明并另填写扣款单一份交会计一份交稽核一份交采购科长一份留底以便工厂清款时扣除如系亲交来京的客户须备妥收据及护照影本送交会计制单(申请书为四联其中一份留底)
2.支付境外佣金时必须：
(1)与境外公司订有佣金可在任何地点支付的契约影印本交会计
(2)每支付前由对方公司来信指定由某人携带该公司开立的收据来京支领
3.押汇科长收到境外汇款支出申请单送交有关会计签收一份另一份交稽核
□对样品处理
1.出货样品：营业助理必须取得并切实负责验货无误后予以自行保管或予补样
2.收到工厂新样品呈阅主管经理后应附厂商住址、电话及负责人姓名及价格资料即送采购部有关科长编资料
3.承办助理收到新样品应从速送采购部如获订单可得奖金
4.有秘密样品(专利或只能卖给专门客户)不可随便陈列样品室其订单及样品函的科长栏应改填经理名
5.如需向资料中心借出样品时应填写“样品外借申请单”连同彩色照片呈总经理核准后方可借出
6.如有不可陈列的印刷盒由承办助理于出货SAMPLE上注明“不可陈列”字样先交管理中心销案后再由管理中心送交承办助理保管
□注销境内订单
1.营业助理向装押助理签收“营业部订单货款支付核准单”须详细核对单价、数量及扣款事项并作付款记录后交管理中心核对无误后签名呈阅经理并将原境内订单留底上予以注销
2.凡有退关税或退货税的工厂在未结关前清款一律保留50％(包括送仓库货)如工厂急需货款也应先开来保证票
□接到O／C与境内订单
装押助理收到由营业助理转来的O／C与境内订单时应核对O／C与境内订单上包装、数量是否完全相符如发生错误或有疑问时应立即与营业助理协调或请示主管经理如何处理
□签收L／C影本
1.押汇科长收到L／C后即影印一份送交营业经理签收再转交营业助理核阅并在存档之O／C上登记L／C号码S／D、V／D以及金额后交装押助理(Vａｌｉｄｉｔｙｏｆｄｅｌｉｖｅｒｙ)
2.L／C可能发生的问题如下：
(1)收到L／C时须先核对总金额、数量、单价是否正确
(2)收到L／C当天时如距有效日少于30天即须向主管经理提出
(3)通常L／C是可分批如不可分批须向主管经理提出
(4)如本地无直接船可到达的港口需看L／C是否可以转船如不可以需请示主管经理必须特别注意出口港不能指定为天津
(5)核对受益人全名、地址有无错误
(6)核对交易条件系为FOB、CIF、C＆F是否相符
(7)L／C内容有无错别字
(8)有无规定整批或限装货柜或特别指定船公司
(9)如同一客户有数张L／C时须看有无规定可予合并
(10)如L／C直接由境外客户寄来而未经银行登记须即请示主管经理是否送银行核对其签字是否符合
(11)如远期付款之L／C应查看利息是否由买方负担如否应立即请示主管经理
(12)如有怪异字眼或条款有违常理者应立即请示主管经理
□装船通知单
1.依照境内订单的规定交货日期1个月至1个半月前开始作业由装押助理按外勤人员的报告或直接与工厂联系后填写装船通知单
送货柜场者：共四联
第一联：寄工厂由装押助理写好厂商信封交营业助理签字后再送收发
第二、三联：(1)寄有关外务员在第二联上填妥确定出货日期、净重、毛重、体积、未能如期交货原因后寄回经理再交装押助理协调安排出货
(2)如每一ITEM超过美金5千元者第二联交有关科长第三联仍寄交外务员
第四联：装押助理存查
货送仓库者：填“送仓装船通知单”共二联
第一联：寄工厂由装押助理写好厂商信封交营业助理签字后再送收发
第二联：装押助理存查
如重要订单未能如期交货得填写“重要订单逾期追问单”交有关科长协助处理
2.如境内订单规定收到L／C后才通知生产者收到L／C当日即发出装船
通知单上注明“L／C已收到”船期通常以S／D期限前三星期为宜(弹性应用)(ｓｃｈｅｄｕｌｅｄｅｌｉｖｅｒｙ)
3.如境内订单规定须等样品确实通过才生产者当收到客户确认或回电时由营业助理填写确认函交工厂并将留底联交有关装押助理签收并在境内订单装运联上登记后再交回营业助理以便安排船期
4.如出口美、日地区应将经济部商品检验局的原料来源加工处所切结书空白数份填妥可随同第一联装船通知单寄往工厂或交外务员盖章填写后寄回以便向“经济部”商品检验局申请产地证明书
5.需确实注意出口货品是否含有须办冲退税进口零件协调报关行后与有关工厂办理手续
□催货
1.送货柜场之装船通知单发出后一星期内如无回音交货应立即会同营业助理向工厂或外勤业务人员催货
2.退税资料寄回本公司时应先告知工厂填写承办人姓名否则经常很多助理有同一家工厂的货退税资料往往误传而发生工厂不能退税的麻烦
□收到仓库送来的进货单
1.装押助理收到进货单应立即核对所列之唛头、数量、包装情况是否与境内订单符合如需更正即刻通知仓储科长处理
2.收到进货单后需通知助理前往仓库验货并制订“营业部订单货款支付核准单”
3.如未通知送货柜场而擅自送到仓库的应扣运费
□签订S／O
1.依据出货明细表及境内订单装运联所示大约材数计算体积重量
2.向拟装运之船公司或报关行查询是否确实签到S/O(shippingorder)
3.船期如有提前或延后应立即与工厂联系务必配合
4.打S／O时须查核是否每张均打如有漏打应立即补上以免报关行在船公司重打浪费时间
5.签S／O的时间应提早一星期或两星期或事先以电话与船公司联络订船位
6.如装整台货柜时货物实际重量不可超过船公司所规定的重量如超过时应立即请示主管经理处理
□结关前
1.如由仓库装货柜出货者应提前将出货明细表一份交仓储科科长以便送货(货未到尚未验货应在明细表上注明)
2.如由仓库出卡车者须在结关前二天将出货明细表交押汇科长以便及时通知卡车货未到或尚未验货必须在明细表上注明
3.须密切注意仓库出货时间、车号、唛头、数量及送货地点等确定时应立即通知报关行
4.于船期结关前一日确定出货明细表之正确项目、数量如所出之货有配件印刷工厂的须在出货明细表上注明
5.打PａｃｋｉｎｇLｉｓｔ六份并于其中三份抬头改成Iｎｖｏｉｃｅ并于其上注明每家工厂正确全名统一编号、发票号码交营业助理核阅并填写出口登记本四联第二联(财务)连同PａｃｋｉｎｇLｉｓｔ三份和Iｎｖｏｉｃｅ二份送交押汇科长盖章后连同退税资料交报关行一份交会计科长其中另一份Iｎｖｏｉｃｅ自行留底
6.出口登记本上所列规定送件日期及预计入帐日期应填写结关后七天如有延误应写原因
7.送货当天早上必须联络工厂确定出货时间卡车号码及到达时间等确定时立即通知报关行
8.结关当天如没有工厂确定能够出货的把握者须立即修改资料勿将该货报关
9.货如未依时间送达所发生海关费用及规费应有记录并于签订单支付核准单时填上应扣数目注意清款时扣除
10.装押助理如当日有结关之货须算所有货确实到达并报关完毕才可下班
11.装押助理必须待进货柜场的货确实已送达无误才可制“营业部订单货款支付核准单”
12.工厂的出货发票一定要开送货当天之日期、配件如分批出货亦需于每一次出货(送货)即开当天的发票不可延迟于送货后的日期
13.工厂如在货未结关前即已送达货柜场而有需退货物税或关税者清款时一律暂时保留50％并于货款支付核准单上注明此点
□结关后
1.装押助理须查询报关行及船公司货是否确实出口无误如确实无误将出口明细表一份交承办会计另一份送管理中心并将营业部订单货款支付核准单交营业助理
2.催CBC必须确实于结关次日取得除非以错单出口者须随时催报关行最迟须于一星期内取得否则须向主管经理报备
3.于CBC到达后如要办理经济部产地证明书须附上Iｎｖｏｉｃｅ一份工厂已盖好章的原料来料加工切结书一份及CBC副本一份送交报关行以便办理产地证明
4.在拿B／L前须将S／O留底正确无误一份交报关行以便到船公司拿B／L时核对
5.在收到B／L时立刻核对材数与运费和内容有无错误是否符合(Bｉllｏｆｌａｎｄｉｎｇ)
6.B／L如须预付运费应会同营业助理填妥营业部杂费支付核准单交有关会计如经理不在为争取时间可凭装押助理签名即送会计付款事后由会计送各经理、副经理、助理补签
7.将押汇文件备妥待文件齐全后将全套押汇文件另加出货明细表IｎｖｏｉｃｅB／L各一份连同出口登记本第三联(稽核)第四联(押汇)交押汇科长将必要文件转送银行押汇出口登记本第三联由押汇科长转送稽核时间由结关日起不得超过七天如有延误需写原因并须扣各经理薪金并处罚装押助理
8.押准文件存档联及寄交客户联经由营业助理呈阅主管经理后分别寄出并在存档联上注明“归档”交收发中心
9.押汇科长收到结汇证书连同信汇回条出货明细表Iｎｖｏｉｃｅ及B／L各一份送交有关会计
□打OOL
视客户或经理需要装押助理应按所办客户会同营业助理打OOL三份一份由装押助理留存两份转交营业助理留存一份另一份呈阅主管经理
□收到仓库存货周报表
仓储科须于每周一上午十一时半前将仓库存货周报表送交行政助理行政助理于午前送交装押助理装押助理收到后须填妥L／C期限栏及装船日期栏并核对数量、唛头、厂商无误后交营业助理核对于每周二中午下班前交主管经理转交行政助理如仓库存货周报表上有错误时须立刻去电话与仓储科长联系查明
□申请LｏｃａｌL／C
1.向押汇科长取表填妥即送主管经理总经理签名核准交汇科长申请在开发本地信用状申请书上须注明开给哪家工厂手续费是否从工厂扣除
2.押汇时LｏｃａｌL／C影本一份需送交科长
□货完全出清时
1.境内订单装运联待货完全出清不再使用时自行销毁
2.L／C影本待货完全出清不再使用时应立即交汇科长定期焚毁
□核签报关费
1.核对唛头、件数是否无误并于出口登记本留底联注销并于出口登记本上报关费栏登记该批报关费以免报关行重复清款
2.报关费如超出规定费用时应签请经理核准
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