办公行政管理制度

办公行政管理制度
总公司办公管理制度第一章总则第一条为使11公司系统的办公工作实现规范化、程序化、制度化迸一步加强管理和协调明确办公程序提高办公效率保障和促进11公司战略目标的实现及各项业务的发展制定本制度第二条总公司办公室负责本制度的组织实施和管理监督第二章经理办公会议第三条总公司经理办公会议分为管理工作会和业务工作汇报会第四条每月第一、二、四周的周一上午8：40分召开管理工作会议由总经理（或指定其他总公司领导）主持总公司其他领导及各管理部门正副职总经理（主任）参加必要时指定人员列席主要研究公司重大事项如经营战略、重大经营决策、重要规章制度；决
定重大投资或贸易项目、重要对外关系、主要工作部署以及需要经理办公会议讨论研究的其它事项
第五条每月第三周周一上午8：40分召开业务工作汇报会由总经理（或指定副总经理）主持总公司其他领导、各部门、各专业公司负责人参加必要时指定人员列席业务工作汇报内容包括：组织机构建设情况、职工思想状况和具体业绩、业务发展情况等汇报单位应于会前认真准备届时全面汇报
第六条各部门及各专业公司需要提请经理办公会研究的事项应在会议召开的上周五前以书面形式提出并附背景说明送办公室汇总筛选后报总经理确定会议议题议题确定后由办公室通知有关部门做好会前准备（包括会议材料等）
第七条经理办公会议对议定的事项形成相应决议或决定总经理有最终集中决策及决定权
第八条办公室指定专人作好经理办公会议记录并整理存档重要决议事项形成会议纪要印发有关单位或人员办公室对需贯彻落实的事项进行催办、督察并反馈情况
第九条总公司领导会议由总经理主持总公司其他领导参加不定期召开必要时由办公室主任负责记录和督促会议议决事项的协调落实
第三章公文处理
第十条各部门原则上不得以部门名义对11公司系统外的单位制发正式文件
第十一条国务院各部委及国务院扶贫办来文（包括各部门收到或代领的）均应交由办公室统一登记、传阅和归档有关文件经办公室同意部门可复印留存
第十二条凡以总公司名义发出的公文、函件及用总公司印章的办公室对内容和文字有权审核并负有把关责任
第十三条办公室负责文书档案的管理工作并负责指导全系统的文档工作第十四条办公室负责制定总公司保密工作条例并指导全系统的保密工作
第四章内部呈批
第十五条总公司各部门、11各专业公司、子公司等以书面形式向总公司领导汇报工作或请求批准有关事项须使用呈批件
第十六条总公司各部门的呈批件由该部门直送分管领导领导签批后直接退该部门办理属于分管领导权限之外的必须交由办公室呈报总经理阅批批后经分管领导阅后退呈报部门或根据领导批示处理
第十七条专业公司、子公司的呈批件按呈报内容自行送交相关管理部门或分管领导需报总经理审批的应交由办公室负责呈送批后按领导批示处理
第十八条呈批件由总公司领导签批后原件交办公室归档存查呈报单位必要时可留复印件第十九条办理呈批件必须打印按规定填写规范用表由承办人及呈报单位负责人签字；如有附件应齐全有效一般应一事一呈需要一事多批的第二次呈报时应附上次批示意见第二十条承办部门要认真负责收、交、转、送要做到快速、准确、交接手续齐备应建立收发文和交接制度指定专人负责登记和存档
第二十一条各部门及各专业公司应指定一名正式职工作为联络员负责联络工作包括签领文件、接听通知并向本单位领导及人员传达、报迭呈批件及其他相关事务
第五章印章使用
第二十二条凡涉及公司重要合同、协议、对外承诺、担保、资产转移等事宜的法律文书及其他重要事由的文件须经法规室审核报总经理签批后用印
第二十三条呈送国务院扶贫办及各部委的文件须由办公室主任核稿报总经理签批后用印第二十四条涉及总公司领导具体分管业务的一般性函件、报表、证明等由办公室秘书处审核经分管领导签批后用印第二十五条除上述之外的一般性函件、介绍信或其他事由等由办公室主任批准后用印第六章机要文书第二十六条机要室主要负责总公司文件和有关材料的打印打印内容须经办公室主任（或分管领导）审核签字第二十七条各单位需制发的业务公文、函件及其他材料等均应自行打印第二十八条办理复印、传真等应填写“机要室业务申请单”经部门负责人签字后送机要室办理每季未由办公室统计费用后转财务本部计入部门费用第二十九条一般业务性外发传真由部门负责人签字；重要传真件外发由总公司分管领导签字第三十条收到传真件应及时通知收件人签字领取
第三十一条各部门及个人的邮件自行发送或领取属于总公司领导的办公室负责办理第七章接待第三十二条凡客人来访的登记后由被访单位派人接见并引入
第三十三条总公司领导的客人来访由办公室接待员负责接待其他来访客人由被访单位自行安排接待第三十四条业务谈判需用会议室或谈判间应提前与办公室联系由接待员负责安排第八章其他第三十五条处以上干部每隔周六上午8：30一一11：30应到公司集体议事临时有事或有病的须向总公司分管领导请假第三十六条总公司各部门、各专业公司正副职以上（含）领导每日应于晚六时下班、临时有事的须向总公司分管领导请假第三十七条总公司各部门对各专业公司、子公司实行归口管理每季度未各专业公司、子公司相应的机构或相对固定的人员向归口管理部门汇报工作、呈报报表及其他材料第九章附则第三十八条本制度由总公司办公室负责解释
第三十九条各专业公司、子公司在贯彻执行本制度的同时可根据实际情况制定实施细则



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