公文规范格式

公文规范
第一章总则
第一条为加强公司内部文件管理规范文件收发、行文及管理程序特制本规
范
第二条本规定适用于公司各部门、各分公司、大区
第三条公司文件收发、综合处理由公司总部秘书处负责公文处理必须及时、准确、安全保密
第二章收文规范
第四条收文处理是指对公司外部文件的处理
第五条外部文件指国家及省、市各级机关、组织及其下属机构、相关单位发放的与公司有关的各类文件
第六条外部文件统一由总裁办秘书处查收、登记其它部门收到外部文件后
应送交总裁办秘书部
第七条总裁办秘书处收到来文后进行登记并附《文件处理表》（见附件1）
第八条各类来文由总裁办负责人初审并根据文件内容提出处理意见由专人
提交各部门具体阅处、承办
第九条承办人收到文件须办理签收及时阅处处理完毕的文件交还总裁办秘
书处存档如有需要可自行复印保存原件交还总裁办秘书处
第十条总裁办秘书处专人负责文件的收转、催办及时督促各阅办人处理文件
第三章发文规范
第十一条发文是指以公司总部及各部门、分公司的名义行文并发至相关单位的公文
第十二条公文分类：以公司名称行文的文件、部门/大区文件及备忘（传真）
文件三类
第十三条各级文件发文权限：
1、代表公司立场的各类公文由总裁办行文发布其中涉及重大决策、机构调整、
重要奖惩、传达重要精神等文件以红头文件形式发布
2、代表各部门、分公司立场的重要普发性决定、通知、通报、会议纪要等由各部门、分公司以普通文件形式行文总裁办审批发布
3、代表各部门、分公司立场的普通通知、请示、报告、函、会议纪要等由各部门自行行文发布
4、人事任免等人事类公文由人力资源部行文总裁办秘书处审核发布
5、各大区有关高级经理职别以上的人事类行文需上报总部人力资源部知会
第十四条公文用纸：
1、公司红头文件使用“深圳市天音通信发展有限公司文件”专用红头文件纸
2、公司普通公文可使用自行打印的文件纸参照公司VI设计统一格式
第十五条发文流程：
1、公司级公文：总裁办秘书处根据公司经理级会议精神拟定文件初稿或由各部门提交需公司行文的文件初稿并填写《发文审批单》（见附件1）由总裁办秘书处根据拟办意见履行会签手续经各级审批后签发总裁办秘书处发布
2、部门重要公文：各部门提交文件初稿并填写《发文审批单》由总裁办秘书处根据拟办意见履行会签手续经各级审批后签发总裁办秘书处发布
3、部门普通公文：各部门自行拟制、审核、发布
第四章行文规范
第十六条文件行文规范：
（一）以公司名义行文的文件：
1、编号：公司所有红头文件由总裁办秘书处统一编号；部门重要公文、普通公文由各部门自行编号
⑴、涉及公司决策、行政、管理、规范等事务的公文编号为：深天音[200X]第X号
⑵、涉及人事任免的文件编号为：深天音干[200X]第X号
⑶、涉及人员调整、岗位变动等的文件编号为：深天音人[200X]第X号
2、签发人：字体为四号楷体
⑴、以公司名义编号下发的法规性文件、有关公司机构人事文件某管理专业领
域的法规性文件经总裁主审后由董事长签发
⑵、有关公司工作指令性文件和以公司名义向外单位报送的业务性文件资料经秘书处审核后由总裁签发
⑶、某个业务领域的管理类文件由主管副总裁签发
3、秘级：字体为四号楷体文件秘级为分：绝密、机密、秘密三类如属保密文件应标出该文件秘密等级
4、发文字号：字体为四号楷体发文字号由单位代字+年份+顺序号组成（例：深天音人字2002第1号）
5、标题：根据文件分类及内容确定文件名称如“关于发布XX管理规范的通知”文件名称应主题明确、分类清晰不可统称为“通知”字体为小二号宋体加黑
6、文件抬头：字体为小四号/四号楷体普发性文件抬头统一规范为：各大区、部门、分公司；指定收文单位的抬头列清收文单位
7、文件正文：字体为小四号/四号楷体
8、文件落款：统一为“深圳市天音通信发展有限公司”禁止更改或缩略
9、发文日期：凡文件中涉及年份的小写及其它小写数字○的使用除阿拉伯数字外请使用符号○而不是数字0或字母o中文小写年份须按“二○○二”的标准书写不得以“二002”或“二零零二”的形式表述
10、文件主题词：字体为四号楷体加黑词间空一格
11、抄报、送：字体为四号楷体加黑
12、印制份数字体为四号楷体
13、附件：如有附件应在文件落款后、主题词前以排序方式列明附件名称并将附件附后
（二）部门/大区文件：
1、范围：公司各部门/大区日常管理文件和业务文件该类文件由提案部门/大区总监（负责人）批准下发并抄送给总裁办秘书处存档（销售管理部的市场通告类日常业务文件不在此列）
2、文件格式（见附件4）
⑴文头部分：
单位名称：字体为小二号黑体
部门名称：字体为小二号黑体加下划线
受文对象、发文单位、副本呈送、抄送存档、日期：字体为四号楷体
文号：字体为四号楷体该号码由（部门/大区简称）（见附件3）+年份+月份+顺序号构成（例如：（东）字2002101即代表东区2002年10月份第1号文件）
文名：字体为四号楷体加黑
⑵行文部分：
正文：字体为四号/小四号楷体
附件：字体为四号/小四号楷体
⑶文尾部分：
核准人：字体为四号黑体该项由部门/大区总监（负责人）核准
审核人：字体为四号黑体原则上由二级部门负责人审核如该岗位空缺可由该部门负责文件管理的人员统一审核
经办人：字体为四号黑体
页数记录：字体为五号楷体
⑷整篇文档页边距为：上下页边距2-3CM左右页边距2.5-3.2CM（若文档中含图表等内容页边距可根据内容需要调整但上下、左右页边距最小不超过1CM）
（三）备忘类文件（传真文件）
1、范围：无需发件人上级核准的知会、备忘性质的日常传真文件
2、文件格式（见附件5）
⑴文头部分：
标志：为深圳市天音通信发展有限公司标志
公司地址、电话、传真：字体为小六号黑体
标题：字体为小一号黑体
收件人、发件人、传真、日期、抄送：字体为四号楷体
事项：字体为四号楷体加黑
紧急、请审阅、请批示、请答复、请传阅：字体为五号黑体
⑵行文部分
正文：字体为四号/小四号楷体
⑶文尾部分
页码记录：字体为5号楷体
⑷整篇文档页边距为：上下页边距2-3CM；左右页边距2.5-3.2CM（若文档中含图表等内容页边距可根据内容需要调整但周边页边距最小不超过1CM）
第五章文件的发放、保管、借阅及办理
第十七条总部将文件以送达信息平台的形式发放各大区、部门、分公司应及时查阅在负责人出差情况下与本部密切相关的紧急文件内容应以电话形式通知到负责人
第十八条红头文件原件由总裁办秘书部专人进行分类存档保证档案的齐全、完整个人不得擅自留存、销毁公文
第十九条没有归档和保存价值的公文经过鉴别和总裁办负责人批准可以定期销毁销毁时应使用碎纸机彻底销毁并要由两人监销保证文件不丢失不漏泄
第二十条员工经部门主管许可到总裁办秘书处文件保管员处查阅和复印文件原则上文件原件不予借出特殊情况必须借出时应办理文件借阅手续定期归还
第二十一条各部门领导必须保证文件精神在四个工作日内传达到每位员工并对员工们的任何疑问做好解释、分析工作如不能解释的应即时与发文单位联系如文件要求反馈意见各员工应积极配合按要求做出反馈
第二十二条对公司发文具有承办任务的部门部门负责人或指定的专人必须抓紧办理不得延误、推诿涉及与其它部门协作的主办部门应主动与有关部门协商协商有分歧的由秘书处协调共同解决
第六章附则
第二十三条本规定自颁布之日起实行以前文件与此不符的按此文件执行
第二十四条总裁办将不定期对各部的公文规范执行情况进行督导检查并通报
第二十五条本规定由总办秘书处负责执行和解释
附件1—5：《文件处理表》、《发文审批单》、《部门/大区简称表》、《部门/大区文件格式》《备忘类文件格式》
附件1：
深圳市天音通信发展有限公司
文件处理表
来文单位来文文号字第（）号
来文名称/主题
发文日期收文日期收文编号（天音收字）号
内容摘要：
拟办意见：
送/退日期
阅办人签名
送/退日期
阅办人签名
承办意见：
公司领导批示：
办理结果：
文件处理周期归档人签名
附件2：
发文审批单
签发CEO秘书处核稿
COO
会办核稿
部门负责人拟稿人
标题
附件
抄报抄送
主送
正文：
附件3：
部门/大区简称表
部门/大区简称
总裁办办
人力资源部人
财务部财
销售管理部销
市场部推广部市
物流中心物
审计部审
大客户服务部服
南区南
东区东
北区北
新产品业务部新
培训发展部培
MOT产品业务部MOT
信息管理部信
采购部采
运营商关系部运
增值业务部增
CDMA销售管理部CDMA
渠道策略部渠
PHS营销管理部PHS
西区西
资本运作部资
计划部计
附件4：
深圳市天音通信发展有限公司
文件
受文对象：发文单位：
副本呈送：文号：
抄送存档：日期：
文名：
各部门（大区）负责人：审核人：经办人：
附件5：
传


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