公文规范

第一章总则
第一条为加强公司内部文件管理规范文件收发、行文及管理程序特制本规
范
第二条本规定适用于公司各部门、各分公司、大区
第三条公司文件收发、综合处理由公司总部秘书处负责公文处理必须及时、准确、安全保密

第二章收文规范
第四条收文处理是指对公司外部文件的处理
第五条外部文件指国家及省、市各级机关、组织及其下属机构、相关单位发放的与公司有关的各类文件
第六条外部文件统一由总裁办秘书处查收、登记其它部门收到外部文件后
应送交总裁办秘书部
第七条总裁办秘书处收到来文后进行登记并附《文件处理表》（见附件1）
第八条各类来文由总裁办负责人初审并根据文件内容提出处理意见由专人
提交各部门具体阅处、承办
第九条承办人收到文件须办理签收及时阅处处理完毕的文件交还总裁办秘
书处存档如有需要可自行复印保存原件交还总裁办秘书处
第十条总裁办秘书处专人负责文件的收转、催办及时督促各阅办人处理文件

第三章发文规范
第十一条发文是指以公司总部及各部门、分公司的名义行文并发至相关单位的公文
第十二条公文分类：以公司名称行文的文件、部门/大区文件及备忘（传真）
文件三类
第十三条各级文件发文权限：
1、代表公司立场的各类公文由总裁办行文发布其中涉及重大决策、机构调整、
重要奖惩、传达重要精神等文件以红头文件形式发布
2、代表各部门、分公司立场的重要普发性决定、通知、通报、会议纪要等由各部门、分公司以普通文件形式行文总裁办审批发布
3、代表各部门、分公司立场的普通通知、请示、报告、函、会议纪要等由各部门自行行文发布
4、人事任免等人事类公文由人力资源部行文总裁办秘书处审核发布
5、各大区有关高级经理职别以上的人事类行文需上报总部人力资源部知会
第十四条公文用纸：
1、公司红头文件使用“深圳市天音通信发展有限公司文件”专用红头文件纸
2、公司普通公文可使用自行打印的文件纸参照公司VI设计统一格式
第十五条发文流程：
1、公司级公文：总裁办秘书处根据公司经理级会议精神拟定文件初稿或由各部门提交需公司行文的文件初稿并填写《发文审批单》（见附件1）由总裁办秘书处根据拟办意见履行会签手续经各级审批后签发总裁办秘书处发布



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