公司档案管理制度

(一)总则
第一条根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作特制定本制度
第二条归档的文件材料必须按年度立卷本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料都要按照本制度的规定分别立卷归档
第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)结案后及时交专(兼)职文书人员归档工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚不得擅自带走或销毁
(二)文件材料的收集管理
第四条坚持部门收集、管理文件材料制度各部门均应指定专(兼)职文书人员负责管理本部门的文件材料并保持相对稳定人员变动应及时通知档案室
第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理
第六条一项工作由几个部门参与办理在工作活动中形成的文件材料由主办部门收集归卷会议文件由会议主办部门收集归卷
1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费
2.本公司召开会议由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用
第七条各部门专(兼)职文书的职责：
1.了解本部门的工作业务掌握本部门文件材料的归档范围收集管理本部门的文件材料
2.认真执行平时归档制度对本部门承办的文件材料及时收集归卷每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕并向档案室办好交接签收手续
3.承办人员借用文件材料时应积极地提供利用做好服务工作并办理临时借用文件材料登记手续


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