信件收发管理规定

目的
此政策是为了明确公司部门、员工个人邮件、包裹收发的规定提高办事效率使公司内部更加方便快捷的接收、邮寄各类信件

定义
邮件、包裹主要是指与公司外部的供应商、合作伙伴、加盟客户、顾客等业务往来的各类公事信件、包裹等

政策
1.公司的邮件统一由前台负责
2.公司邮件的签收分发
1)统一外发时间：每天下午的4:00
公司内部同事需要往外发送邮件时需在每天的下午4:00前将邮件交给前台并填好相应的信息
2)邮件的签收分发前前台要进行登记登记内容为签收日期、发件方、邮件种类、邮件编号、收件人、签收人、备注
3)前台收到外部邮件并登记后立即通知收件人到前台签收
4)前台在签收挂号信、包裹单等邮单后应立即通知收件人收件人应及时去邮局取款取件超期罚款责任自负
3.公司各类公事邮件的发出：
1)特快专递（包括EMS、同城快递）由发件本人填定单据签字确认经部门经理审核批准后前台进行明细登记登记的内容有发出时间、发出日期、委托发出的部门、收件方、邮件内容物（按分类如报表、文件、有效票证、件函、证件等登记）然后由前台通知快递公司来取件并保存单据底联以供各部门人员备查
2)若发出的特快专递没有本人的签字前台将不予发送
3)由前台提供本月所发特快专递明细表并附每个人所发邮件明细汇总表在月末统一进行审核
4)特快专递和挂号信等重要邮件发出后应在适当时间（一般特快专递在36小时内挂号在3-7天）询问收件人是否收到邮件特别是邮件内有有价票证和业务合同协议时更要及时通气
4.邮件收发前台要及时处理发出和签收后分发都必须在当日内办理完前台不得私拆、藏匿、损坏邮件一经发现根据公司的制度进行相应的处分
5.除了公事邮件外所有个人邮件的外发的费用需要个人支付支付方式是在每月工资中扣减



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