档案管理制度范本

档案管理制度
制度名称档案管理制度受控状态
编号
执行部门监督部门考证部门
第一章总则
第1条目的
为加强企业档案管理提高档案利用效率特制定本制定
第2条管理部门
行政管理部是企业文书档案的管理部门其主要职责如下
（1）制定或参与制定档案工作的规章制度
（2）对企业其他部门文件材料的归档工作进行指导和监督
（3）做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作
（4）做好永久性档案向有关档案机构的移交工作
（5）提高档案管理的水平和技术逐步实现档案管理现代化、科学化
第二章企业档案管理体制
第3条归档范围
（1）法规性文件包括上级颁发、需要企业执行的或由企业发行的各种标准、规章制度等
（2）企业股东会、董事会、监事会形成的文件材料
（3）本企业的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、批示等
（4）本企业与有关单位签订的合同、协议书等文件材料
（5）证件性文书资料包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等
（6）财务、会计及其管理方面的文件材料
（7）劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料
（8）仪器、设备方面的文件材料
（9）基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料
（10）科研、技术引进、转让方面的材料
（11）声像制品资料包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中以及在外学习、考察时或外部门提供的以声像形式记录下来的各种资料
（12）本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复
第4条管理部门
（1）企业档案工作要实行集中与分散管理相结合的体制由行政管理部负责主体档案的管理并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导
（2）企业设立四个档案管理点分管各类文件、资料档案工程技术部负责工程建设过程所需各类文件、资料及制度的建档与管理；人力资源部负责企业所有人员及制度的建档与管理；财务部负责所有财务文件、资料及制度的建档与管理；行政管理部负责其他文件、资料及制度的建档与管理同时负责其他部门移交档案的管理
（3）各档案点管理的文件、资料及制度各部门不得随意处置由行政管理部定期归档统一处理
第三章平时归卷
第5条各部门都要建立健全平时归卷制度对处理完毕或批存的文件材料由专（兼）职文书集中统一保管
第6条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务编制平时文件材料归卷使用的《案卷类目》《案卷类目》的条款必须简明确切并编上条款号
第7条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料收集齐全并加以整理送交本部门专（兼）职文书归卷
第8条专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料按照《案卷类目》条款放入平时保存文件卷夹内“对号入座”并在收发文登记簿上注明
第四章立卷
第9条案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点保持文件之间的有机联系区别不同的价值便于保管和利用
第10条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整
第11条在归档的文件材料中应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件分别立在一起不得分开文件应合一立卷绝密文电应单独立卷少数普通文件如果与绝密文件有密切联系也可随同绝密文件立卷
第12条不同年度的文件一般不得放在一起立卷但跨年度的请示与批复应放在复文立卷；没有复文的放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年其他文件的立卷按照有关规定执行
第13条卷内文件材料应区别不同情况进行排列密不可分的文件材料应依序排列在一起
第14条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写《卷内文件目录》填写的字迹要工整卷内目录放在卷首
第15条有关卷内文件材料的情况说明都应逐项填写在《备考表》内若无情况可说明也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责
第16条案卷封面应逐项按规定用毛笔或钢笔书写字迹要工整、清晰
第五章档案借阅、利用工作
第17条企业内档案利用的方式
（1）提供档案原件
（2）提供档案复印件
（3）提供文献索引资料
第18条借阅管理
（1）凡需使用档案者均须填写《文件调阅单》依据调阅权限和档案密级经各级领导签批后方能调阅
（2）案卷一般仅供在档案室阅看立卷的文件、资料可外借外借的须办理登记手续
（3）借阅期限不得超过____天到期归还；如需再借应办理续借手续
（4）借阅档案者应爱护档案确保档案的完整性不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁借阅档案交还时须当面查看清楚如发现遗失或损坏应及时报告主管领导
（5）外单位借阅档案时应持有单位介绍信经总经理批准后方可借阅且不得带离档案室其摘抄内容也须总经理同意且审核后方能带出
第六章档案销毁管理
第19条对已失效的档案由档案管理员登记造册经相关领导共同鉴定报总经理批准后按规定销毁
第20条经批准销毁的档案可单独存放半年经验证确无保留价值时再行销毁以免误毁
第21条销毁文件必须在指定地点进行并指派专人监销文件销毁后监销人应在销毁注册上签字
第七章附则
第22条本制度由行政管理部负责解释、补充由总经理批准后实施
编制日期审核日期批准日期
修改标记修改处数修改日期



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