材料设备采购程序

9．材料设备采购程序
1.目的和范围：对采购过程及供应商进行控制确保所采购物资型号、规格、技术参数等符合国家规范以及设计要求并保证其质量满足公司经营运作与所开发的楼宇档次的要求适用于工程项目所需的原、辅材料和设备的采购（其中包括甲供、乙供两种形式）以及对供应商的选择、评价和控制
2.职责
2.1总经理和总经理室
2.1.1副总经理参与重要甲供设备的合同谈判；
2.1.2总经理批准采购合同
2.2由总经理室、工程材料部、设计研发部、审计核算部、项目经理部和监理单位共同成立采购审查委员会
2.2.1由工程材料部分门别类准备合格供应商名录提交采购委员会审查、筛选采购必须在合格供应商范围内进行
2.3工程材料部
2.3.1负责设备、材料信息的收集建立供应商信息库（材料样品室、供应商档案）；
2.3.2负责物资供应商的评价、选择与控制并编制《合格供应商名录》由工程材料部经理批准；负责对合格供应商进行动态考核至少每年更新一次
2.3.3负责审批物资采购计划
2.3.4负责组织采购物资招标明确所采购物资的技术标准；
2.3.5负责草拟采购合同组织合同谈判（乙供材料除外）；
2.3.6负责监控采购合同的履行状况；
2.3.7负责验证采购产品的质量、规格和数量（项目部）；
2.4审计核算部
2.4.1参与物资供应商的选择；
2.4.2参与甲供物资合同的谈判；
2.4.3参与采购合同的审核与会签
2.5经营销售部
参与对有关售楼书中所承诺的重点材料、设备的规格、档次、功能等项目的招标书审核
2.6财务计统部
2.6.1参与物资供应商的选择；
2.6.2参与甲供物资合同谈判；
2.6.3参与采购合同的审核与会签
2.7设计研发部
配合工程材料部对影响建筑外观和使用功能的材料、设备进行确认
3.工作程序
3.1合格供应商选择
3.1.1供应商能力调查
由工程材料部采购资料员负责收集供应商和厂家提供的营业执照、法人资格、生产许可证、质量鉴定书等资料进行全面的比较、选择建立供应商信息库（包括材料样品室、供应商名录、设备材料推荐书等）
3.1.2供应商能力评价
评价内容：
A．厂家能力的评价点：资质证书（包括企业质量认证、产品生产许可证、特殊产品认证、产品质量检验证书）产品的技术先进性、生产规模、生产工艺、生产设备、检测手段、业绩、售后服务等
B．供应商能力评价点：资质证书（包括工商登记营业执照代理或专营证书等）注册资金、代理品牌、经营规模、业绩、信誉、售后服务等
评价方法：
工程材料部材料经理和设备经理分别根据厂家、供应商评价的侧重点组织相关部门人员以及采购资料员采取以下一种或几种评价方法对供应商进行评价（必要时邀请采购委员会成员参与）
A．实地考察生产线及公司状况
B．实地考察产品在建设项目实际应用情况
C．实地或通过其他方式了解用户对厂家及其产品的使用、服务情况
D．从行业机构中了解厂家及其产品的市场率及用户反映情况
E．资质评价：要求供应商提供营业执照、生产许可证
F．样品评价：要求供应商提供样品公司对所提供的样品进行检测、评价或试用
G．业绩评价：对供应商以往提供同类物资的质量状况与信誉如交验合格率、供货是否及时以及售后服务是否良好等进行评价
3.1.3编制合格供应商名录
3.1.3.1公司合格供应商名录中应包含两类：一是公司汇总各方意见后形成的合格供应商；二是针对公司采购的主要设备材料（量大、高价值）确定若干家厂商作为长期合作的战略伙伴
3.1.3.2工程材料部采购资料员将以上评价结果分类填入《供应商评价表》对各供应商及其产品进行综合分析、比较、选择出合格的供应商及其产品列入《合格供应商名录》同一种物资应有多个合格供应商可供选择《合格供应商名录》报送公司采购审查委员会审批
3.2物资采购
3.2.1甲供物资的采购验收
甲供物资包括：电梯、空调设备、消防工程设备、冷却塔、水泵、净水设备、自动供水设备、污水处理设备、发电机组、安防监控设备、高低压开关柜、变压器等
3.2.1.1《采购产品招标书》的编制
工程开工后工程材料部设备经理依据施工单位经监理单位和项目经理审查确认后报送的《甲供设备进场计划》（甲供设备进场计划必须在设备到场前半年报送到工程材料部）编写《采购产品招标书》
3.2.1.2招标、评标、签定合同
A.工程材料部经理根据公司所开发楼宇的档次及采购物资的类别、性能要求根据《合格供应商名录》对供应商进行选择（同一设备或材料必须有二家以上的供应商）分发产品招标书；执行《招标管理程序》
B.收到投标书后工程材料部组织总经理室、研发部、审计部、财务部、项目部、监理单位有关人员对产品的外观、性能、制造工艺、维保服务、使用情况等及供应商的资信、实力、交货期、供应价进行综合评判（必要时到厂家和已使用该产品的项目考察）以开标报告的形式记录评判结果确定入围供应商
C.确认入围供应商后工程材料部协同审计部、财务部、监理单位、总经理室有关人员与入围供应商进行商务谈判并形成会议记录最后确认供应商
D.工程材料部组织草签合同并会同审计部、法律顾问及财务部对合同的准确性、合法性、付款方式的合理性以工作请示单的形式进行审核经总经理批准后生效
E.合同生效后工程材料部资料员将合同原件分发给财务部、供应商复印件分发给审计部、项目部项目部资料员将合同复印件传递到监理单位
3.2.1.3低值易耗零星物资的采购
由项目部经理通过工作请示单进行材料申请由工程材料部材料员进行询价经工程材料部、审计部、财务部审核后报总经理批准即可
3.2.1.4验收
执行《施工管理程序》中“3.2.1.2甲供材料、设备到场管理”的有关程序
3.2.2乙供物资的控制
乙供物资包括：钢筋、水泥、砂石、墙砖、面砖、地砖、照明箱、开关、灯具、插座、电线、管材、阀门等
3.2.2.1认价、确定品牌
A.项目经理对监理单位审核过的由施工单位提供的乙供物资（除地材外）采购计划（施工单位按施工合同要求分阶段提交）进行确认上报工程材料部工程材料部应及时对材料、设备的品牌和标准进行确定由工程材料部、审计核算部核定价格设计研发部配合工程材料部对影响建筑外观和使用功能的材料、设备进行确认
B审计部将认价单及时下发到项目经理部由项目经理部、监理单位、施工单位三方会签确认其中一家供应商
3.2.2.2验证
A.项目部经理委托监理公司监督施工单位根据国家规范、设计要求对乙供物资进行外观、性能验收确认施工单位填写《材料报验单》合格品批准进场使用
B.施工单位在安装过程中造成产品损坏问题的由施工单位联系分包商进行协调、处理
3.3合格供应商的评价:
A．工程材料部采购资料员负责建立供应商档案其中包括：
●《供应商评价表》
●《产品使用情况表》（物业公司提供）
●《合格供应商考核表》
●《项目经理月报》（对材料、设备的评价部分）
B．项目竣工验收交付后由工程材料部、审计部、财务部有关人员及时采取适当的方式对提供产品的合格供应商进行全面评价一次填写《合格供应商考核表》并纳入合格供应商档案评价时主要依据：
●进货检验记录
●采购合同
●产品使用情况表
C．项目交付使用一年后由工程部材料或设备经理列出需了解的产品目录由客户服务中心向物业公司收集产品使用情况的评价记录
D．对考核中达不到规定要求的供应商取消其合格供应商资格一年内不得向其采购材料、设备
4．相关文件
4.1《施工管理程序》
4.2《财务管理制度》
5．相关表单、记录
5.1供应商评价表
5.2合格供应商考核表
编制：黄健
日期：2002.10.10审核：林光彬
日期：2002.10.11批准：林权
日期：2002.10.21



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