企业报刊、邮件、函电收发制度

企业报刊、邮件、函电收发制度
第一条全厂公私报刊、外来邮件、外发公启、函电由厂收发室负责收发.
第二条外发函、电要求
1.各部门因公需外发函、电经办人员应于每天下午××点以前将函件、电报底稿送到收发室分别填写挂号、平信、电报外发登记表.
2.每天下午××点以前厂收发室应将当月外发函、电清点累计送交邮局寄发.
第三条外来邮件管理
1.外来邮件一律经厂收发室签收分发.
2.凡挂号、纸包、包裹单、汇款单、货运单等由收发室通知收件人到收发室当面签收.
3.一般公启函、电和厂内职工私人信件由收发室开具清单分放到各单位信报箱内.
4.私人不明平信一律放到信架(信袋)内由个人自取.
5.不论公私邮件收发室应随到随清及时分发不得丢失损坏搁置延误对国外来函应检封口、邮戳如发现拆封或邮票被撕应拒绝签收并向邮局反映查明原因.
6.凡挂号信、汇款单、包裹单、货运单等的收件人在收发室通知发出后应随即到收发室领取邮单并及时去邮局取款取件.超期罚款收发室概不负责.
第四条报刊订购与收发.
1.报刊订购
(1)订购时间:上半年
下半年
(2)订购手续:不论单位和个人均需先到收发室查阅报刊目录再将需要订购的报刊代号、名称、出版日期、单价、订购份数、期数填写清楚交收发员核对算价确认无误后当面缴款开票.公费订购报刊由收发员持订单到财务部门办理付款托收手续.归口管理报刊公费订购的单位除按上述要求填写预订单外尚须填写报刊分发清单详细写明各种报刊分发到哪些单位或领导.
2.报刊收发
(1)收发员每天对邮局送来的报刊应对照邮局分送清单分类清点发现有差错应及时登记并要求补缺退余.
(2)收发员收到邮局送来的报刊后应及时分发不得耽搁延误.收发员清点分发报刊时间为××小时任何人不得进入收发室.
(3)每天分发到各单位信报箱的报刊应随附分发清单.
(4)各单位应固定专人按时领取报刊和公启函电、领取时要对照分发清单点检实签名发现差错应当面向收发员提出增补退换要求并进行差错登记.当面未提出则视为分发无差错.
第五条收发员应坚守工作岗位节假日、星期日应有人值班休星期日应采取换休形式.
第六条收发室内外应经常保持整齐清洁.
第七条收发室由××部门负责管理其工作质量由××部门进行检查、考核、并承担责任.



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