印章使用管理规定

印章使用管理规定
一、根据公司不同业务的工作需要公司印章有不同的使用范围为保证公司的合法权益不受损害杜绝失误发生特规定如下印章使用办法
二、印章刻制按公司业务需要由部门提出申请公司领导批准后由总经办统一办理印章刻好后由总经办办理印章登记手续填写《印章管理登记表》（附表1）备案并留好印章样图
三、总经理通过授权赋予一些部门对其部门（专业）印章的保管权和使用权由被授权人在总经办签字领取印章指定专人保管
各部门在使用印章时应严格遵守印章授权使用范围、期限等规定
四、公司印章使用范围、保管人、使用印章审批人等规定见下表：
序号印章
名称使用范围保管
部门使用审批人使用规定备注
1公章公司对外所有正式文件
对内通知等正式行文总经办总经理
或授权人
2财务
专用章公司正式财务文件、报告、证明、票据等财务
会计部财务会计部经理财务报表使用时由财务会计部经理审批除支票用印按照《财务管理制度》相关规定外其余均由主管副总经理核准
3合同
专用章公司各类合同总经办参见<<合同管理规定>>参见《合同管理规定》财务合同需总经理核准
4法定代表人印（支票）支票财务
会计部见《财务制度》有关规定见《财务制度》有关规定
5法定代表人印（除支票外）公司正式的合同财务报表文件、票据总经办总经理或授权人《合同管理规定》
6行政部章公司物品进出证明行政
管理部行政部经理
7人力资源部章公司人事证明
员工聘用、解聘等各类通知
工资发放调整通知
对口单位函件往来人力
资源部人力资源部经理重大事项与外单位人员出具证明需总经理审批
8工程专用印章工程施工告示
工程建设中与相关单位的非正式函件往来工程建设维护中心工程建设维护中心负责人
9客服中心印章用户通知、告示
客户申述处理的回复客服
中心客服中心
经理
五、印章由指定保管人专人妥善保管保管人对所负责的印章丢失或盗用所引起的经济损失和法律责任等负全部责任
六、当印章管理人变动或印章在经公司领导审批同意调走时应及时办理交接手续填写“印章管理登记表”
七、印章的使用
1、每枚印章使用前要由经办人填写《印章使用审批单》（附表2）并经指定的审批负责人进行审核审批人要按公司有关规定审查要加盖印章的文本内容是否在授权的范围内审批通过后通知印章保管人员后方可使用印章审批人对文本加盖印证后的一切经济损失和法律义务负主要责任印章保管人须将加盖印章的文本连同《印章使用审批单》归档保存
2、公司印章原则不允许携带外出如确系特殊需要须经部门经理提出书面借用申请并经总经理批准签字后方可借走借用时须填写《印章借用申请表》（见附表3）并必须两人以上一起办理借用手续在借用登记表上签字原则上借出的印章当天归还不得延误印章外借期间的使用由部门负责人全权负责
3、员工如需要公司出具有关证明本人应先提出书面申请部门负责人审核总经办签字后方可盖章
八、责任
1、印章使用责任人（签字人）对印章负有经济、行政、法律责任监印人员对违反规定的签印有权拒绝用章印章保管人员不得私自动用印章若非法使用印章一经查出根据事件的严重程序给予严厉的行政处分或追究其经济、法律责任
2、若印章在使用、保管过程中不慎遗失则追究责任人相应的行政、经济责任给予严厉的处分并赔偿所发生的一切费用



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