内销业务处理办法

内销业务处理办法
1.总则
1.1.制定目的
为使本公司国内销售有关业务之处理有所遵循以利业务之推展特制定本办法
1.2.适用范围
凡本公司国内业务处理均依照本办法管理
1.3.权责单位
1)业务部负责本办法制定、修改、废止之起草工作
2)总经理负责本办法制定、修改、废止之核准
1.4.名词定义
1)本制度所称之“内销业务”系指国内销售之业务包括商品调拨、订货、出货、退货、收款、顾客抱怨及账务等之事务处理
2)本办法所称之“商品”系指为应销售业务需要而储存之各型号产品及其周边附属产品或劳务
2.商品处理
2.1.商品订货
本公司国内销售之商品受订分为四种：经销商订货、委制品受订、特贩受订、公关或职工订货
2.1.1.经销商订货
1)经销商订货得以电话通知方式或当面通知
2)各业务部门接受订货时应先调查有无该项库存如有库存即予填具《销售申请单》并注明允许的信用额度及其应收款项情形一式两联一联送主管核签一联送财务部存查
3)各营业单位主管签核《销货申请单》时应依价格表及信用额度与应收款项情形审核该销货价格及该订货是否超出授信额度
4)非授权价格范围内之受订或超信额及无经销合约者之受订应呈上一级权责主管核准
5)若客户以现金或支付票据订货时应于《销货申请单》之备注栏内注明现金交易
6)上述之《销货申请单》其有关客户信用额度之资料各营业单位负责之会计或助理人员应详实签注
7)《销货申请单》应编流水号码依序使用不得有中断、跳号或乱号之情况注销时须经营业单位主管签注
2.1.2.委制品受订
1)营业部门开发出新委制客户时须与研发、生技、品管等单位会商可行事宜得出结论后呈总经理裁定若目前仍不宜合作时由营业单位婉拒该项合作案；若可行则会同法律顾问单位与客户签订合约
2)合约签订后除正本留存于法律顾问单位外应将影印本分送营业单位、生管单位及财务部存查并作相关的准备事项
3)委制品之受订依合约内容为之但仍须依客户开发之订单为准
4)委制客户下单时营业单位须先判定是否为新的机种若为新的机种时则应填《非规格品建议表》并研发单位作开发之研究与确认
5)以三个单位确认为不可行之机种须转呈总经理核示后交营业单位与顾客研商其他替代方案
6)研发单位确认可行之方案交由财务部核算成本财务部依旧采购单位所提供之价格计算成本提出价格之建议《非规格品建议表》上呈送总经理裁示
7)经研发单位确认可行之方案送一份《非规格品建议表》到生技单位作生产之确认
8)营业单位依经审核后核准之新机种订单开具《制造通知单》交生管单位作排程作业
9)委制客户若下规格品之订单时营业单位须先与生管单位确认交期后再下《制造通知单》交生管排程
2.1.3.特贩受订
1)特贩之受订应依各批受订状况个别审核
2)特贩之受订应填《特贩申请单》呈上核签因交期关系且该特贩受订未超出“特贩授权价格”范围时可直接报业务进行出货但须于出货后三日内将核准之《特贩申请单》转予财务部
3)数量庞大之特贩受订须以客户开出之订单为准若所下之订单为非规格品时须填写《特贩产品制造资料表》并生技单位作修改之确认后交生管单位确认交期
4)营业单位依核准之《特贩产品制造资料表》填写《特贩申请单》
5)非直接出货（非规格品时）之特贩申请须先与生管单位作交期之确认后下《制造通知单》交生管单位作生产排程
6)若订单数量庞大须先收部分之订金时待客户预付订金后方通知生管单位作生产排程
2.1.4.公关或职工订货
依照《员员申购公司产品办法》办理
2.2.商品调拨
1)本公司商品之调拨区分为工厂调拨至营业单位及营业单位内之相互调拨
2)商品之调拨得由营业本部主管视市场情况对所属各单位作统一之调配各营业单位间未经许可不得擅自互相调货
3)各营业单位与营业本部、工厂间这商品调拨由所属营业单位主管签具《调拨申请单》汇整后电传营业本部签核同意
4)业管单位依据核准的《调拨申请单》视各仓库之库存状况调配各仓库之商品调拨并填制《配拨单》经签准后执行
5)《配拨单》应编流水号码依序使用不得有中断、跳号或乱号之情况注销时须经单位主管签注
6)各单位间经许可所作之调拨除由工厂发货外其运费归属概由申请商品拨入单位负担
2.3.出货
2.3.1.出货形态
本公司国内营业之商品出货分为下列六种：
1)经销商订货
2)委制品受订
3)特贩受订
4)公关或职工订货
5)内部出货（含教育训练、测试、赠品）
6)参展出货
2.3.2.出货方式
分为工厂直接出货至客户及由营业课出货至客户
1)工厂直接出货至客户
由工厂直接出货至客户时由营业单位依核准之《销货申请单》填写《送货单》经主管签核后送至工厂由工厂出货至客户
[注]工厂仓库之发货应于每日中午前依核准后之《送货单》于当日完成发货手续；中午以后由营业单位送至之《送货单》则于次日中午前完成发货手续
2)营业课出货至客户
由各营业课依核准之《销货申请单》填写《送货单》经主管签核后发货至客户处
2.3.3.出货注意事项
1)出货一律随货开出发票
2)《送货单》应连续编号不得有中断、跳号或乱号这情况因故注销时须经主管核准并签注
3)凡无销售行为之出货由申请出货的单位填写《其他出库单》经营业单位主管核准后为之
4)内部出货中这教育训练、测试及参展等作业由负责单位填写《成品借用单》经营业单位主管核准后为之
5)商品交运时承办人员应确实办妥各项运送手续
6)商品之出货其运输得洽请托运行托运并填写《托运单》作为运费核计之依据
2.4.退货
2.4.1.退货之种类及判定权责
1)品质不良
由服务人员判定
2)外观不良
由营业人员判定
3)经销商存货退回
由服务技术人员作品质之判定
4)内部及参展之退回
2.4.2.退货处理
1)由负责之营业人员填具《销货退回单》呈主管批核
2)商品确有瑕疵得接受客户之退货办理
3)内部出货商品之退回应于退货单上加注内部退货或成品借用单之号码以资区别
3.客户抱怨处理
3.1.实施范围
本公司商品的品质、形状、包装、运输等外来抱怨处理
3.2.抱怨区分
1)委制客户抱怨
2)特贩客户抱怨
3)经销商抱怨
4)其他客户抱怨
3.3.受理单位
1)委制客户的抱怨单位为营业本部之服务单位
2)特贩客户的抱怨受理单位为营业本部之服务单位或所属各营业课所服务单位
3)经销商抱怨受理单位为各营业课所服务单位
4)其他客户的抱怨受理单位为各营业课所服务单位
3.4.委制客户抱怨处理
1)营业单位接获委制客户的抱怨时应填写《客户抱怨单》将客诉的发生及其事故的原因详注后转交工厂品管单位做客诉记录及责任的判定
2)经判定非为公司的责任时将处理的经过及建议填注于《客户抱怨单》后转交服务单位通知客户
3)若判定为本公司责任时则由品和单位召集相关单位会商集理方案并将处理的建议写成抱怨处理案送总经理审核后若同意则转服务单位依处理案为之若不同意则退回品管单位再召集相关单位研究其他处理建议再送核
3.5.特贩客户抱怨处理
1)特贩客户的抱怨由原承接单位负责受理填写《客户抱怨单》将发生的原因详注后交服务单位处理
2)服务单位依所提出的抱怨视情况派员再检查并将处理的建议详填于《客户抱怨单》内送营业单位主管裁示
3)服务单位若受器材及技术上之限制时将客诉记录单转回营业本部服务单位由本部服务单位派员继续处理
3.6.经销商抱怨处理
1)各营业单位接获经销商的抱怨时应填写《客户抱怨单》交由服务单位处理服务单位依客诉内容视情况实施检查并将处理建议交由营业主管裁示
2)服务单位若受器材及技术上之限制时将客诉记录单转回营业本部服务单位由本部服务单位派员继续处理
3.7.其他客户抱怨处理
同经销商抱怨处理
3.8.抱怨处理原则
1)营业本部之服务单位于接获各服务单位所转来之客诉记录单时应立即处理并于不迟于一周内回复
2)本部之服务单位若受器材或技术上之限制无法处理时则于客户抱怨单上填注意见后转至工厂品管单位由品管单位派员继续处理
3)为防止再度发生同样的事故应将处理过后的客户抱怨单送工厂相关单位传阅后并由品管单位、保管单位保管并应就其发生原因交相关单位研究改善
4)由于抱怨而须再制作、重新交换等由本部之服务单位负责协调处理相关作业事宜
4.货款处理
4.1.收款
4.1.1.收款方式
1)收款之方式区分为平时收款及月结收款
2)各营业单位于平时收款时填写《收入日报表》现金或银行票据还须注明各款项之现货单号
3)月结收款时由营业本部或财务部印出客户别之《应收账款明细表》送至各营业单位收账各收款人员依《送货单》之回执联向客户收取款项后并填写《收入日报表》
4.1.2.收款原则


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