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会议管理制度
制度名称会议管理制度受控状态
编号
执行部门监督部门考证部门
第一章目的
第1条为规范企业会议管理提高会议质量降低会议成本特制定本制度
第二章会议类别
第2条总经理办公会
（1）总经理办公会是由总经理本人或委托人定期召开的工作例会
（2）参加人员为总经理、财务经理、项目经理及相关的部门负责人
（3）时间原则上定为每周________
（4）例会由行政管理部转发通知并做好会议的相关准备工作
（5）会议纪要由行政管理部负责整理并于次周周____呈总经理审阅后发放至各有关部门
第3条部门例会
（1）部门例会是由各部门负责人定期召开的工作例会
（2）例会时间由各部门根据部门工作特点合理安排以不影响日常工作的正常进行为原则
第4条部门联席会议
（1）部门联席会议是由总经理或各职能部门经理发起召开的跨部门协调、协作专题会议
（2）会议由行政管理部转发通知并安排时间、地点会议纪要由行政管理部负责整理并于次日呈总经理审阅后发放至各有关部门
第5条其他会议管理
（1）行政管理部每周____应将企业例会和各种临时会议统一编制《会议计划》并印发给企业领导和各部门及有关服务人员
（2）凡行政管理部已列入《会议计划》的会议如需改期或遇特殊情况需安排其他会议时召集单位应提前____天报请行政管理部调整《会议计划》
（3）对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议行政管理部有权安排合并召开
第三章会议的准备
第6条所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别做好有关准备工作（包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、备好座位、纪念品、通知与会人等）
第7条会议应按规定时间准时召开组织会议的部门会前应准备好会议议程及有关内容并负责维护会议纪律
第8条参会人员准时参加会议并签到准备好与会议有关的资料做好会议记录对要求传达的会议内容要及时进行传达
第9条会议涉及机密事件所有与会者要严守保密制度不得外传泄密否则按有关规定处理
第10条会议形成的决议应由牵头部门及时书面通知有关执行部门并负责监督落实情况
第四章会议记录
第11条会议记录遵照“谁组织谁记录”的原则如有必要主持人可根据本原则及会议议题所涉及业务的需要临时指定会议记录员
第12条集团总经理主持的企业例会、临时行政会议原则上由集团总经理秘书负责会议的记录工作集团总经理另有规定的依据集团总经理指定的办法实行
第13条会议记录员应遵守的规定
（1）做好会议的原始记录及会议的考勤记录根据需要整理《会议纪要》
（2）对会议已议决事项应在原始记录中括号注明“议决”字样
（3）会议原始记录应于会议当日、《会议纪要》最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名
第五章会议室管理
第14条会议室由行政管理部指定专人负责管理各部门如因会议需要使用会议室须事先向行政管理部申请由行政管理部统筹安排
第15条会议室卫生由行政管理部安排人员负责进行在每次会议召开前后均要进行卫生打扫并做好日常保洁
第16条会议室电子设备的管理、使用和维护由专人负责其他人不得随意操作否则造成设备损坏应按价予以赔偿
第六章附则
第17条本制度由行政管理部负责解释
第18条本制度由集团总经理批准后生效自颁布之日起执行
编制日期审核日期批准日期
修改标记修改处数修改日期

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