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工作分析专题
——操作流程及方法
中国人民大学劳动人事学院
慧济人力资源工作室
工作分析的基本流程
第一阶段部门职责、任务清单与岗位职责
1、填写工作日志：各部门连续填写10个正常工作日的工作日志以便查清每个岗位目前所从事的所有工作和工作任务构成了解每个工作的不同职能的时间分配；具体填写格式参见附表一
2.汇总个人工作日志：每个人汇总自己的工作日志汇总要求和格式见附表二
3.各部门汇总每个员工的工作日志建立初步的部门工作任务清单汇总要求和格式见附表三
4.在汇总的部门工作任务清单基础上组织全部门的人进行逐项讨论以便确认：
A、是否是本部门的工作如果是它与其他部门的哪些工作相关；如果不是那么它应当属于哪个部门
B、在汇总的工作任务清单中有没有重叠或遗漏的如果有进行补充和修改
C、考虑企业发展要求讨论是否有目前尚未开展的工作如果有需进行补充
5.整理清单结构：各部门对清单进行整理按逻辑关系和工作任务的同类性归类其结构为：
第一级：部门的主体功能；
第二级：反映部门主体功能的职责；
第三级：把任务清单归并在相应的职责内
6.各相关部门对工作任务清单进行集体讨论目的是解决工作任务交叉、遗漏和界定不清的问题同时确认相关工作或任务的衔接点以便确认和区分部门职责；
7.将工作任务清单交上级主管领导审核确认后提交专家组进行评审对于不合格的部门需返回修改
8.部门职责的确认：将部门任务清单中的第一级和第二级提出形成部门的基本职责；
9.各部门在确认的部门职责基础上进行权限划分具体做法为：对每一项工作职责进行判断凡有以下情况者必须列入部门职责权限表（见附表四）并赋予相应的权限：
A、需要做出决策（决定）的；
B、具有关键责任判断点的；
C、具有需要控制环节的；
D、与其他部门重要工作任务相关的等
10.各部门确定自己部门的岗位设置和人员配置画出部门结构图并将工作任务清单中的每一项具体工作任务划归各个工作岗位形成工作任务分配表；完成部门结构描述与设计并画出结构图如：
A、部门与职位编码如人事行政部编号为RX人事行政部经理为RX-01人事行政部人事主管为RX-01-01等；
B、初步确认各岗位人员配置;
C、补充岗位（职位）职责中与管理有关的项目如经理级的部门工作任务分派、工作指导与监督、职场管理、人员激励、员工绩效评估与绩效改善、部门业绩的改善与提高、冲突的处理、下属工作中问题的协助解决、部门的工作计划、总结和汇报等
11.将部门结构、部门权限、部门职责、岗位职责等文件提交主管领导进行审核确认后提交专家组进行评审在需要的情况下组织进行修改；
12.将修改后的文件提交高层审核批准
第二阶段任职资格的确认
1、对每一个岗位（职位）的工作职责和任务清单进行评估以确认资格要求具体做法为：
第一步：对工作职责与任务进行两维评估：重要程度和时间消耗
第三步：整理具体方法为把每纵行中内容进行归并如有相同要求选取要求最高者；
第四步：根据第三步的整理结果按下列表格进行评估：
第五步：将第三步、第四步的结果进行描述；
第六步：将对任职资格的描述与本职位的工作职责与清单编排在一起
第七步：将权限表中涉及本岗位的权限逐条提出与第六步的结果归并在一起添加工作的分类和识别项目形成工作说明书
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