总经办秘书岗位说明书

一、岗位综述：（1）负责来电来文整理、分类、登记和按领导批示分送有关部门并加以催办；（2）负责总经办的各类文件、报告的收集、分类、建挡；（3）为领导参加各种会议活动准备资料、会议报名、会议通知；会务联络信息反馈等服务工作；（4）负责与相关部门的沟通、联络、协调；（5）完成领导交办的其它事项；（6）协助总经理了解和开发市场进行有关信息的搜集、翻译、反馈和处理贯彻执行各项决策；（7）协助总经理推动商务关系和重要公关活动的组织执行
二、指挥线：上级岗位（技术中心总经理/技术中心副总经理）；下级岗位（无）
三、岗位职责及对应能力要求：
职能项目工作职责周期绩效标准能力要求（A专精；B理解；C熟悉；D了解）
应知知识度应会技能度
1、负责来电来文整理、分类、登记和按领导批示分送有关部门并加以催办1保证每日送签文件的及时反馈；
2.整理传真资料、分发相关部门；
3.协助总经理确认送签文件的准确性；
4.协助总经理同各部门、员工沟通；
5.定期协助整理重要联系人名片资料；不定期1职能对应接口人员反馈信息；
2.季度绩效考核；
3.总经理评价公司程序/体系文件B办公软件、电话、传真
良好沟通能力B
2、总经办的各类文件、报告的收集、分类、建挡.就总经理参加的会议进行会议记录
收集、整理技术中心相关部门的月度管理报告
收集、整理技术中心产品部门的月度新产品开发报告每月1.会议记录的及时、有效
2总经理评估公司程序/体系文件
公司组织结构
产品基础知识A办公软件、电话、传真
良好沟通能力A
3、为领导参加各种会议活动准备资料、会议报名、会议通知；会务联络信息反馈等服务工作1.月度新产品开发会议
2.月度计划总结会议
3.月度绩效奖金评审会议
4.外部会议、培训等项目的协调随时1.技术中心三项月度会议按时、保质召开
2.联络、协调总经理同企业其他职能部门间会议
3.联络、协调总经理同企业外部机构、单位之间会议公司程序/体系文件
公司组织结构
产品基础知识A办公软件、电话、传真
良好沟通能力A
4、协助总经理了解和开发市场进行有关信息的搜集、翻译、反馈和处理贯彻执行各项决策1.收集行业内部新技术应用资料
2收集企业客户的相关信息
3帮助总经理整理、翻译相关资料、邮件随时1.信息有效性
2.信息准确性
3.信息及时性基础产品知识
基础技术知识
对汽车市场相对敏感BPowerPoint
互联网搜索
英语CET6以上最好专业英语毕业A
5、协助总经理推动商务关系和重要公关活动的组织执行1接待来访的客人
2安排客户、客人行程包括酒店、车辆以及用餐
3安排相关会议室随时1.客户满意程度
2.管理部门评估、反馈
3总经理评估良好的沟通、协调能力A办公软件
英语CET6以上听说读写流利A
四、工作接触：
接触对象所在单位接触性质接触方式相关联的具体工作活动频率
各部门主管技术中心内E-Mail、电话、面谈、书信各类通知、文件资料上传下达、会议室使用协调a
出纳技术中心财务部内面谈处理总经理各类款项b
管理部信泰内电话、面谈会议用水、常用办公用品领用a
各工厂秘书敏孚企业各工厂内电话、EMAIL会议联络沟通b
c
五、工作环境：自然环境舒适（工作地点宽敞、安静、温度湿度适宜、无震动）工作时有时受其他同事干扰
六、工作风险：
1、劳动强度：工作较紧张节奏较快；每周平均工作时间为46—48小时平均每周需加班6—8小时
2、精神压力：工作压力较大
七、学历要求：专业教育（d.大专）专业：行政类专业或日语及相关专业
八、工作经验：
工作经验的类型年限
从事总经理秘工作至少1年
五、特定资格或补充能力要求：（无）
六、生理素质：
健康程度正常
相貌、性别、身高、口齿、体型等正常
力量、耐力、协调性、平衡性等正常
视觉、听觉、味觉、触觉、嗅觉状况特别要求：无色盲
七、心理素质：
记忆、思维、语言、操作活动能力、应变能力等特别要求：记忆好；思维开阔；语言表达能力强善于同客户交流；应变反应能力强
兴趣、爱好、性格、气质类型等个性特点正常
八、道德品格：忠诚、尽责、勤奋有建议性机警
九、转型时间：3个月以上
编制：审核：批准：



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